Arbetsbeskrivning

Ref: 20260165 Vill du vara en del av en verksamhet som varje dag gör skillnad för Malmöborna? Inom Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen arbetar vi för att skapa trygghet, kvalitet och god service i människors vardag. Nu söker vi en engagerad och serviceinriktad assistent som vill bidra till att våra administrativa processer fungerar smidigt och professionellt. Är du en engagerad och flexibel person med ett genuint intresse för att arbeta inom vård och omsorg? Trivs du med en bred och varierad roll där du samarbetar med flera olika verksamheter? Då kan det vara dig vi söker. Känner du igen dig – skicka gärna in din ansökan redan idag och bli en del av vårt viktiga arbete inom Malmö stad! Om rollen Som assistent hos oss får du en bred och varierad roll där du stöttar både verksamheter och staber med administrativ service. Du arbetar med allt från registrering av handlingar och fakturahantering till inköp, beställningar och posthantering. I uppdraget ingår det även bemanning av reception och att vara en viktig kontaktpunkt för både interna och externa aktörer. Det här är en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö, uppskattar variation och vill vara med och skapa ordning, struktur och god service i en samhällsviktig verksamhet. Arbetsuppgifter I din vardag kommer du bland annat att: • Registrera och hantera allmänna handlingar • Sköta inköp, beställningar och leveransadministration • Hantera inkommande och utgående post • Arbeta med fakturahantering och administrativa processer • Vara ett stöd till chefer och verksamheter i administrativa frågor • Bidra till att rutiner och processer följs och utvecklas • Bemanna reception och ge service till besökare Kvalifikationer • Godkänd gymnasieutbildning med inriktning administration eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant. • Minst två års erfarenhet av administrativt arbete i större organisation • Erfarenhet av service och stöd till chefer eller verksamheter • Goda kunskaper i Office 365 och digitala verktyg • Mycket goda kunskaper i svenska, både muntligt och skriftligt • Grundläggande engelska i tal och skrift Meriterande • Eftergymnasial utbildning eller offentlighets- och sekretesslagstiftning • Erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning • Erfarenhet av registrering av allmänna handlingar i Platina • Erfarenhet av fakturahantering i Ekot • Erfarenhet av receptionsarbete • Kunskaper i fler språk Personliga egenskaper som behövs för tjänsten Vi söker dig som är trygg i din administrativa kompetens och som trivs med att vara en viktig del av helheten. Du är: • Flexibel: Arbetet innebär ofta förändringar och nya utmaningar, så det är viktigt att du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheterna i förändring. Detta är avgörande för att hantera den dagliga bemanningen och schemaplaneringen • Serviceinriktad – du möter både kollegor och externa kontakter med professionalism och lösningsfokus. • Samarbetsförmåga – du bygger goda relationer och bidrar till ett positivt arbetsklimat. • Strukturerad – du planerar, organiserar och prioriterar effektivt, även när tempot är högt. • Självgående: Du kommer att behöva ta ansvar för dina uppgifter och driva dina processer vidare på egen hand. Detta är viktigt för att kunna hantera beställningar, administration och att snabbt sätta sig in i och använda nya system. Viktig information till dig som söker jobb i Hälsa-, Vård- & Omsorgsförvaltningen. När du söker jobb hos oss kommer vi be dig att visa upp ett utdrag ur Polisens Belastningsregister. Utdraget vi vill se är "kontroll av egna uppgifter". Du behöver själv begära ett utdrag ur Belastningsregistret och det gör du via en blankett som du hittar på polisens hemsida: http://bit.ly/polisens-blankett När du fått ditt utdrag uppvisar du sedan det för rekryterande chef. Observera att den normala handläggningstiden hos polisen är cirka två veckor, så beställ gärna utdraget i samband med att du söker tjänsten. Här kan du läsa mer: http://bit.ly/Information-om-utdrag Om oss Avdelningen har i uppdrag att, utifrån nämndens prioriteringar, leda och stödja den långsiktiga strategiska planeringen och utvecklingen av äldreomsorgen med Malmöbon i fokus. Tillsammans inom förvaltningen och med externa aktörer arbetar avdelningen med att säkerställa och stödja verksamheterna med fokus på kvalitet och effektivitet för att möta dagens och framtidens behov. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse Övrigt Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Malmö stad är sedan 2015 finskt förvaltningsområde. Det innebär att kommunen ska informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda äldreomsorg helt eller till väsentlig del på finska samt främja det finska språket och finsk kultur. Det innebär också en rättighet att använda finska i kontakten med oss i kommunen. Eftersom Malmö stad är finskt förvaltningsområde är det meriterande om du kan tala finska. Varmt välkommen med din ansökan! / Tervetuloa hakemuksesi kanssa!  Läs mer om finskt förvaltningsområde här: Finskt förvaltningsområde - Malmö stad (malmo.se)