Arbetsbeskrivning

Om verksamheten Västfastigheter ansvarar för att utveckla, leda och förvalta fastigheter inom Västra Götalandsregionen. Drifts ledningsfunktion arbetar strategiskt med att styra, leda och utveckla regionområdet för fastighetsdrift och säkerställer att våra verksamheter får de bästa förutsättningarna att fungera. Här arbetar vi nära chefer och ledning och driver utveckling genom samverkan, digitalisering och strukturerat ledningsarbete. Vi erbjuder en arbetsplats där du får kombinera administrativ skicklighet med viktiga insatser för regionens samhällskritiska fastigheter. Om arbetet Som administratör i drifts ledningsfunktion blir du en central del av verksamhetens stödstruktur. Du bidrar till ett effektivt ledningsarbete och skapar goda förutsättningar för verksamhetens chefer genom att: Delta aktivt i ledningsgruppens arbete Administrera digitala förvaringsytor och hantera dokument Ge kvalificerat administrativt stöd till chefer i ledande befattningar Bereda ärenden och ta fram underlag inför möten Koordinera möten och föra digitala mötesanteckningar Boka resor, fordon, konferenser och lokaler Medverka i processteamarbete och verksamhetsutvecklingsinsatser Ha telefonkontakter och följa upp olika ärenden Hantera och publicera styrande dokument Bidra till framtagande av nyhetsbrev och informationsmaterial Diarieföra dokument och arbeta i Public 360 Hantera fakturor Rollen innebär ett varierat arbete med stort ansvar där du får möjlighet att bidra både strategiskt och operativt. Tjänsten avser ett vikariat på ett år. Om dig Vi söker dig som trivs i en digital arbetsmiljö där flexibilitet, ordningssinne och servicekänsla är centralt. För att lyckas i rollen behöver du ha en hög mognad i ditt digitala arbetssätt och förstå värdet av att ge professionellt stöd till chefer på ledningsnivå. Du har: Gymnasial utbildning Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift Mycket hög digital kompetens och god vana av Officepaketet Erfarenhet av att arbeta i digitala verktyg B-körkort Meriterande är: Dokumenterad utbildning eller erfarenhet inom administration Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp Kunskaper inom digital informationshantering, gärna i SOFIA Som person är du strukturerad, självgående och trygg i rollen som stöd till chefer. Du har lätt för att skapa goda relationer och trivs i ett arbete där du samarbetar men även tar eget ansvar. Rekryteringsprocessen I den här processen efterfrågar vi inget personligt brev utan vi vill i stället att du besvarar ett antal frågor i samband med att du registrerar din ansökan. Tänk på att svara utförligt då vi gör vårt första urval baserat på dina svar. Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan komma att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen före anställning.  Välkommen med din ansökan! Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen. Om Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland. Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt. Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare. Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate. Ansökan Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons. Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.