Arbetsbeskrivning

Ref: 20250222 Arbetsuppgifter Som administrativ assistent med registratorsfunktion arbetar du med att hantera både analoga och digitala handlingar inom stadsbyggnadskontoret. Du ansvarar för att diarieföra och postregistrera inkommande handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina samt säkerställa att all dokumentation hanteras korrekt och effektivt. Rollen innebär även att hantera inkommande förfrågningar, samordna utskick till externa parter och sköta den fysiska posthanteringen. Som en central del av informationsflödet på förvaltningen säkerställer du att allmänna handlingar är tillgängliga enligt offentlighetsprincipen och besvarar frågor från både anställda och allmänheten. Tjänsten är en heltidstjänst med visstidsanställning fram till den 31 december 2025.  Kvalifikationer Vi söker dig som har en gymnasieutbildning med inriktning samhälle, ekonomi eller liknande. Det är ett krav att du har minst ett års erfarenhet av arbete som registrator, administrativ assistent eller liknande och att du har goda kunskaper i offentlighetsprincipen och sekretess. Vidare förväntas du ha goda kunskaper i Microsoft Office samt vara förtrogen med digitala verktyg och ärendehanteringssystem.   Erfarenhet av arbete som registrator eller administrativ assistent inom offentlig verksamhet ses som meriterande, likaså kunskap och erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Du är en strukturerad, självgående och serviceinriktad person som effektivt planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete. Du har en lugn och tillmötesgående attityd, med ett starkt fokus på att hjälpa andra och leverera lösningar. Din specialistkunskap är viktig, och det förväntas att du kontinuerligt utvecklar din kompetens för att fungera som en kunskapsresurs inom organisationen. Om arbetsplatsen Arkiv & kansli är en av enheterna på avdelningen för ledning och verksamhetsstöd. Enheten skapar förutsättningar för organisationen att upprätthålla offentlighetsprincipen och legalitetsprincipen samt erbjuder administrativt stöd inom ärendehantering. Enheten ansvarar för juridiskt stöd och sekreterarskap till stadsbyggnadsnämnden, juridiskt stöd till kontorets verksamheter samt post- och diariehantering. Dessutom hanterar enheten kontorets arkivhållning, informationssäkerhet och informationsförvaltning, där enhetschefen är arkivansvarig. Arkiv & kansli har även arkivets kunddisk som är en viktig servicefunktion för Malmöborna. Ledning & Verksamhetsstöd är en avdelning med cirka 40 medarbetare som arbetar med att leda, samordna och stötta stadsbyggnadskontorets verksamhet. Här finns yrkesroller inom bland annat juridik, ekonomi, HR, IT och kommunikation. Avdelningen ansvarar för att samordna stödfunktioner, budget- och personalplanering samt kommunikations- och IT-stöd. Dessutom hanterar avdelningen arkiv och driver kontorsövergripande processer såsom planering, uppföljning och kompetensförsörjning. Genom sitt arbete bidrar avdelningen till att stadens gemensamma strategier och processer används och utvecklas. Ledning & Verksamhetsstöd består av fyra enheter. Stadsbyggnadskontoret är en myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor. Förvaltningen arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, mätning och kartläggning. Stadsbyggnadskontoret arbetar för Malmöborna, byggmarknadens olika aktörer och övriga verksamma i Malmö. Tillsammans med andra förvaltningar skapar våra 230 medarbetare förutsättningar för en stad som är hållbar och attraktiv att bo och verka i. Hos oss får du alla förmåner av trygghet och flexibilitet man kan förvänta sig av en offentlig arbetsgivare. Den allra största förmånen, som vi ser det, är att tillsammans med professionella kollegor få göra skillnad på riktigt för Malmö och Malmöborna. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tidsbegränsad anställning tom 31-dec-2025 Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: snarast, enligt överenskommelse  Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.    Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.   Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.