Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn. Välkommen till oss LSS/SoL-hälsan söker nu en administrativ assistent för ett vikariat under ca 1 års tid. Enhetens grunduppdrag är att erbjuda kommunal primärvård till personer som bor på särskilt boende inom LSS eller Socialpsykiatri och/eller som vistas på daglig verksamhet. I rollen som administrativ assistent är du en viktig kugge för att vårt uppdrag ska fungera. Du utgör ett nära stöd och samarbetar i den dagliga driften med våra samordnande sjuksköterskor, enhetschefer, kvalitetsansvariga och övriga medarbetare. Enheten består av ca 60 medarbetare som arbetar stadsövergripande, vår organisatoriska tillhörighet är vid Socialförvaltningen och kontorets geografiska placering är på Medborgarplatsen. Vi erbjuder Förutom en fin arbetsplats erbjuder vi subventionerad friskvård och friskvårdsbidrag, pension, semesterväxling, flexibel arbetstid och sommararbetstid. Din roll I rollen som administrativ assistent på LSS/SoL-hälsan är dina huvudsakliga arbetsuppgifter att stödja enheten med administrativa uppgifter. Du utgör ett nära administrativt stöd till hela enheten och är en viktig kugge för att vårt dagliga arbete ska flyta på sömlöst. Dina främsta arbetsuppgifter är ekonomi-leverantörsfakturor, rekvisitionshantering, inköp och behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Du är också enhetens behöriga beställare kring administrativa verktyg som enheten har behov av såsom exempelvis tjänstekortshantering för SITHSkort, Net ID. Övriga uppgifter som ingår är att ansvarar för inköp/beställning och mottagande av leveranser, iordningsställande av lokalen, posthantering och bevakar vår telefoni/funktionsbrevlåda. Du utgör även ett nära stöd till enhetens enhetschefer och övriga stödfunktioner vid till exempel introduktion av nya medarbetare, bokning av konferenser, tillser att våra medarbetare får tillgång till de arbetsverktyg som de behöver. I arbetet ingår också huvudansvar för enhetens leasingbilar. Din kompetens och erfarenhet Nödvändig utbildning: Högskoleförberedande gymnasieexamen inriktning ekonomi. Meriterande utbildning: Eftergymnasial akademisk utbildning Aktuell och relevant assistentutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren anser likvärdig. Agresso utbildning är mycket meriterande. Nödvändig erfarenhet: • Minst ett års relevant och aktuell arbetslivserfarenhet. • Du har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. • Du har bred erfarenhet av MS Office paketet och kan arbeta flytande i såväl word som excel. • Du har god datorvana och förmåga att hantera interna system och verktyg. • Du är flytande i svenska och engelska, i tal och skrift. Meriterande erfarenhet: Meriterande är om du har erfarenhet av Stockholms stads interna administrativa verktyg främst Agresso. Det är mycket meriterande om du har arbetat som administrativ assistent inom Stockholms stad eller annan offentlig verksamhet som hanterar administration kring ekonomi, hälso-och sjukvård eller Socialtjänst. Erfarenhet av målgrupp inom LSS och eller Socialpsykiatri och/eller hälso-och sjukvård är ett plus. Nödvändiga förmågor och färdigheter: Vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och har en god förmåga att ta initiativ. Du är flexibel, trivs med att samarbeta och har ett öga för att förbättra administrativa rutiner. Som person är du noggrann, kommunikativ och har ett positivt förhållningssätt i ditt arbete. Det förväntas att du har sociala färdigheter med ett relationsinriktat förhållningssätt. Du förväntas ha mycket god social förmåga och både lätt för att samarbeta och stödja medarbetare och du förväntas arbeta självständigt och driva ditt eget arbete utifrån de arbetsuppgifter som behöver utföras. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.