Arbetsbeskrivning

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1400 anställda, varav drygt 1000 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap. Är du intresserad av att i en verksamhetsnära roll stötta FOI: s chefer och medarbetare i arbetet för en säkrare värld? Är du en driven administratör som trivs med ett mångsidigt arbete där du får arbeta serviceinriktat tillsammans med andra?  Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete! Om tjänsten Du kommer arbeta som ett administrativt stöd till enhetschefer och medarbetare som arbetar inom området kärnvapenhot och  kärnvapendetektion. Du stöttar dem i olika typer av verksamhetsrelaterade frågor, såsom personaladministration, ekonomiadministration och kommunikation inom enheterna. Arbetet förutsätter ett tätt samarbete med verksamheternas chefer och medarbetare samt övriga stödfunktioner på CBRN -  såsom andra enhetsadministratörer, avdelningssekreterare, ekonomi och HR. Både tjänsten och enhetsstrukturen är ny, så det finns goda möjligheter att vara delaktig i arbetet med att utveckla det administrativa stödet. Exempel på arbetsuppgifter: -Introduktion av medarbetare och annan personal (exempelvis examensarbetare, doktorander, gästforskare) -Avslut av anställningar -Uppvaktning av medarbetare enligt rutin -Minnesanteckningar på exempelvis enhetsmöten -Koordinering av internat och andra typer av möten (exempelvis lokalbokning och förtäring) -Koordinering av semesterförfrågningar och sammanställning av semesterlistor -Beställningar och inköp av t.ex. kontorsutrustning -Stöd vid planering, genomförande och dokumentation av skyddsronder -Stöd vid sjukanmälningar -Stöd vid tillbud och olycksfallsanmälan -Administrativt arbete i vår projektprocess samt andra återkommande processer enligt givet årshjul -Administrativt stöd i ansökningar av externa forskningsmedel Placeringsort är Stockholm, Kista, i nära anslutning till de verksamheter som ska stöttas. Resor inom tjänsten sker inte regelbundet men kan förekomma. Om enheten  FOI finns på fyra platser: Stockholm, Umeå, Grindsjön och Linköping. Du kommer vara anställd på avdelningen CBRN-skydd och säkerhet. Vid avdelningen bedrivs forskning kring hot från och skydd mot massförstörelsevapen, och till avdelningen hör ett kansli där den administrativa stödverksamheten är samlad. Kansliet eftersträvar att ge bästa möjliga stöd till chefer och medarbetare, och säkerställa att arbetet på myndigheten utförs enligt gällande regelverk och rutiner. Övriga anställda på kansliet samt kanslichef har placeringsort Umeå. Läs mer om CBRN-skydd och säkerhet: CBRN-skydd och säkerhet - Totalförsvarets forskningsinstitut - FOI Har du den kompetensprofil vi behöver? Vi söker dig som har: En gymnasial utbildning Mycket goda kunskaper i Officepaketet Relevant och aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter God förmåga att formulera dig skriftligt och muntligt på både svenska och engelska. Det är meriterande om du: Har utbildning inom personal- och/eller ekonomiadministration. Vad erbjuder vi dig? Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga. Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning. Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld? Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 7 januari! För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Niklas Brännström. Fackliga företrädare är David Sundell (Saco-S) och Petrus Hemström (OFR/S – ST vid FOI) Samtliga nås på 08-555 030 00. Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten. FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen. Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes. #LI-DNI