Arbetsbeskrivning

Nu söker vi en administrativ assistent till Flottiljens vård och omsorgsboende i Barkabystaden. Flottiljen är ett boende för personer över 65 år med omfattande vård- och omsorgsbehov. Boendet har plats för 50 personer med både kognitiva sjukdomar och fysiska funktionshinder/sjukdomar. Vi är ca 50 medarbetare som arbetar med omsorg. Därtill finns sjuksköterskor, fysioterapeut, arbetsterapeut, aktivitetssamordnare, vaktmästare och lokalvårdare. I byggnaden finns även en restaurang som är öppen över lunchtid samt en seniorträff för äldre som bor hemma och kommer till Flottiljen på olika aktiviteter. ARBETSUPPGIFTER Som administrativ assistent på Flottiljens vård och omsorgsboende kommer du vara en spindel i nätet och ha en samordnande roll så att verksamheten rullar på i många delar. Dina främsta arbetsuppgifter är schemaläggning och bemanningen inom verksamheten samt rapportering i vårt lönesystem. Andra arbetsuppgifter är beställning och hantering av kontorsmaterial, livsmedel och förbrukningsartiklar. Du kommer också att ansvara för fakturahantering, starta och avsluta insatser i Life Care, ansvara för journalarkivering, nyckelhantering, besiktning av lägenheter och en hel del andra arbetsuppgifter. KVALIFIKATIONER För denna tjänst söker vi dig som har en relevant utbildning eller erfarenhet av att arbetat med administration sedan tidigare. Du har arbetat med scheman, ekonomi och/eller personaladministration. För rollen krävs goda datorkunskaper. Du har arbetat i systemen Time Care Planering, Time Care Pool, WinLAS, Lön & Tid och Life Care. Vidare har du goda kunskaper i Office-programmen Excel och Word. Du behöver även mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift.  I dina tidigare roller har du fått en god förståelse för schemaläggning och de ekonomiska konsekvenserna som detta ger i verksamheterna. Du har även goda kunskaper i de lagar och avtal som styr schemaläggning och bemanning. Vidare ser vi det som meriterande om du har erfarenhet från äldreomsorgen.  Som person är du noggrann, tar initiativ och stresstålig. Du ser detaljer som helhet och tänker verksamhetsanpassat. Du gillar att lära dig nytt och räds inte för att kavla upp ärmarna när det blir mycket på agendan. Då rollen innebär att du behöver hålla i flera trådar samtidigt och prata med många människor i olika positioner, behöver du tycka om att samordna.  Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.  Skicka din ansökan idag och berätta gärna om hur du arbetat med schemaläggning och administration! ÖVRIGT Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbaijarfalla Järfälla kommun arbetar med en kompetensbaserad rekryteringsprocess för en fördomsfri rekrytering. Vi på Socialförvaltningen arbetar tillsammans oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Olikheter berikar och möjliggör utveckling för alla framåt! Då Järfälla kommun är ett finskt förvaltningsområde ses kunskaper i finska språket som meriterande och även andra språk. Vi genomför begränsade bakgrundskontroller för slutkandidaterna vid detta anställningsförfarande. Bakgrundskontroller genomförs endast i den utsträckning det är relevant för den aktuella tjänsten. I de fall utdrag ur belastningsregistret är lagstadgat kommer du även behöva uppvisa ett sådant utdrag. För mer information om hur vi arbetar med bakgrundskontroller, se www.jarfalla.se/bakgrundskontroller Vi kontrollerar även medborgarskap och arbetstillstånd. Löpande intervjuer och tillsättning av tjänst innan ansökningstiden gått ut kan komma att ske. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.