Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratörtill myndighet på Kungsholmen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdragsamtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet inom trafiksektornsom arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad.

Vår kund är i behov utav en projektadministratör på 50%, och övrig tid kommer du att stötta ett annat projekt med enklare administrativa uppgifter inom de övriga projekten. Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna.

Arbetsuppgifter:

• Agerar utifrån projektets mål
• Ansvarar för att löpande hantera administrativa frågor
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Hantering av nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
• Hantering av möten och dokumentation:
• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten
• Stödjande i rapportering och ekonomi:
• Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
• Ta emot, granska och kontera fakturor

Krav för tjänsten:

• Dokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre.
• Minst 4 års erfarenhet av arbete som administratör
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör inom bygg- och anläggningsbranschen
• Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation

Meriterande krav

• Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör inom offentlig sektor
• Minst 2 års erfarenhet av on/off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag
• Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Unit4/Agresso eller likvärdigt fakturasystem

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.Personliga egenskaper och arbetsmiljöVi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid

Start: 8/1-2025

Sista ansökningsdagen: 9/12-2024

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!