Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta på en intressant och dynamisk arbetsplats som befinner sig mitt i samhällsdebatten? Ser du dig som en god och erfaren administratör, som vill utvecklas i din yrkesroll samtidigt som du stöttar din chef? Om du gillar att både planera och organisera samtidigt som du är skicklig på att samverka och kommunicera så är det dig vi letar efter. Hos oss får du ett omväxlande och roligt jobb på en arbetsplats som befinner sig mitt i löpande förändring och utveckling. Om tjänsten Som chefssekreterare arbetar du nära avdelningschefen som administrativt stöd i varierande frågor och en dynamisk vardag med både interna och externa, ibland internationella, kontaktytor. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: • koordinera och planera avdelningschefens kalender, möten och resor • administrera och dokumentera möten, konferenser och externa åtaganden • ansvara för struktur och ordning inklusive hantera och registrera handlingar, föra anteckningar och ansvara för dokumentation • bistå avdelningens ledningsgrupp med administrativa uppgifter vid gemensamma möten, konferenser och resor. Utöver de administrativa sysslorna förväntas du också kunna sätta dig in i sakfrågor på ett övergripande sätt och ha en god kommunikativ förmåga. Tjänsten är placerad i avdelningschefens stödenhet på Avdelningen krisberedskap och civilt försvar som består av fyra enheter som hanterar myndighetens frågor kopplat till katastrofmedicin, krisberedskap och civilt försvar. Om dig Vi söker dig som kombinerar servicekänsla och ett positivt förhållningssätt med trygghet och hög integritet. Du är ansvarstagande och noggrann och du motiveras av en roll där arbetsuppgifterna skiftar i både innehåll och tempo. Du är en strukturerad problemlösare som arbetar proaktivt och har förmågan att prioritera i en dynamisk arbetsmiljö. Samarbete är naturligt för dig och du trivs med att bygga och vårda ett stort kontaktnät. Med din tydliga och samarbetsinriktade kommunikationsstil skapar du förtroende och starka relationer. Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.  Vi söker dig som har • eftergymnasial utbildning eller erfarenhet som myndigheten anser vara relevant • aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd till chefer, till exempel som chefssekreterare • erfarenhet av arbete där flera olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt • erfarenhet av mötesadministration och protokollföring • verkat i en roll som förutsätter många interna och externa kontaktytor • goda IT-kunskaper och mycket goda kunskaper i MS Office samt administrativa stödsystem • mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och i skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av • erfarenhet från arbete inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet • erfarenhet av dokumenthantering och diarieföring • god vana att hantera internationella kontakter. Bra att veta Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med provanställning i sex månader. Du utgår ifrån kontoret i Stockholm och din tjänstetitel är chefssekreterare. Placering är på Avdelningen för krisberedskap och civilt försvar, enheten för avdelningschefens stöd. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund. När du ansöker får du besvara ett antal urvalsfrågor som är kopplade till kravprofilen i annonsen. Dina svar används som en del i urvalsarbetet och kan avgöra om du går vidare i rekryteringsprocessen eller inte. Det är därför viktigt att du svarar så utförligt och tydligt som möjligt. Vi använder inte det personliga brevet vid urvalet, därför bifogar du endast ditt cv.  Om du har frågor om tjänsten, kontakta avdelningschef Taha Alexandersson på [email protected] Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Hedvig Olsson på [email protected] Facklig företrädare för SACO är Carl-Erik Flodmark [email protected] Facklig företrädare för ST/OFR är Anders Nordlund [email protected] Samtliga nås på telefonnummer 075-247 30 00. Har du skyddade personuppgifter? Kontakta angiven personalspecialist ovan. Välkommen med din ansökan senast den 17 december 2024.