Arbetsbeskrivning

Ref: 20242308 Arbetsuppgifter Vi söker en administrativ assistent till fastighetsförvaltningsenheten på stadsfastigheter. Fastighetsförvaltningsenheten ansvarar för förvaltning och utveckling av Malmö stads fastigheter för skola, barn-, äldre- och socialomsorg, kontor och lokaler samt kultur och fritid. Enhetens uppdrag är att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och utemiljöer samt bibehålla fastigheternas funktionella värden. Inom enheten arbetar cirka 80 medarbetare, fördelade på 6 sektioner som förvaltar cirka 600 fastigheter. Den tilltänkta tjänsten ingår i sektion boende som förvaltar äldreboende, LSS-boende, sociala boende och 400 bostadsrättslägenheter. Som administraiv assistent på boendesektionen kommer du mestadels att arbeta med leverantörsfakturor, kundfakturering och sköta hyresdebiteringen samt kontakt med våra hyresgäster. Du kommer vara spindeln i nätet för ett tiotal förvaltare och sektionschefen där du bland annat bistår med att föra protokoll på olika möten. Andra arbetsuppgifter som tillkommer är också att bevaka besiktningstider, serviceavtal, bygglov med mera samt andra vanligt förekommande uppgifter som en assistent förväntas göra. Kvalifikationer Vi söker dig som har en gymnasieutbildning med ekonomisk inriktning eller annan utbildning som vi bedömer likvärdig. Du har minst ett års erfarenhet av att liknande arbete där en del av erfarenheten är från fastighetsbranschen. Du behöver också ha erfarenhet av arbete med kund- och leverantörsfakturor. Har du dessutom erfarenhet av arbete med hyresadministration och/ eller erfarenhet av att arbeta i ekonomisystemet Ekot/Raindance ser vi det som meriterande. Mycket av arbetet handlar om att kommunicera, både i tal och skrift, därför är goda kunskaper i svenska krav för tjänsten. För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha god datorvana och kunskap i Office 365. Det är meriterande om du har grundläggande kunskap om hyresjuridik. För att lyckas i rollen som assistent är det viktigt att du är självgående och har en god förmåga att hålla deadlines och arbetar på ett systematiskt, metodiskt och strukturerat sätt. Du har ett prestigelöst förhållningssätt och är bra på att skapa relationer såväl inom förvaltningen som med våra samarbetspartners. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.  Om arbetsplatsen Stadsfastigheters 190 anställda förvaltar Malmö stads fastigheter för skola, barnomsorg, äldreomsorg och kultur. Beståndet uppgår till över 1,8 miljoner kvadratmeter och omsätter årligen ca 2 miljarder kronor. Vår viktigaste uppgift är att tillgodose våra lokalnyttjares behov av väl fungerande lokaler. Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tidsbegränsad anställning, vikariat ca 11 månader Omfattning: Heltid Möjlighet till distansarbete: Ja, utifrån verksamhetens behov Antal tjänster: 1 Tillträde: Snarast möjligt, enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  På serviceförvaltningen erbjuder vi möjlighet till distansarbete, förutsatt att det fungerar för verksamheten och passar dina individuella förutsättningar. I denna tjänst finns det möjlighet till distansarbete på deltid efter dialog med din chef. Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.