Ref: 20241081 Arbetsuppgifter I rollen som assistent hos oss kommer du arbeta med leverantörsfakturor, kundfakturering samt order- och beställningshantering. Du kommer vara ett administrativt stöd till våra chefer som innebär såväl att stödja dem i HRutan (personalsystemet) som att ta fram olika typer av sammanställningar, ordna med sammanträdesbokningar, protokollföring mm. Du samlar in och säkerställer diarieföring samt övrig hantering kring dokumentation efter genomförda upphandlingar och när avtal är tecknade. Sedan tillkommer också andra sedvanliga arbetsuppgifter inom ramen för rollen som assistent.  Du är spindeln i nätet på enheten och kommer ha roliga och varierande dagar på jobbet med fokus på stöd och service.  Vi erbjuder möjlighet att till viss del jobba på distans. Kvalifikationer Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning, gärna med inriktning mot administration eller ekonomi. Du har minst två års arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter och en förutsättning för att klara jobbet är erfarenhet från att arbeta i olika administrativa system samtidigt. Du kommer arbeta i excel så erfarenhet från detta är ett krav. Goda kunskaper i svenska i tal och i skrift är också ett krav. Det är meriterande om du har erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer och medarbetare eller innehaft arbetsuppgifter som arbetsgivaren bedömer likvärdiga.  Du ska ha förmågan att organisera och planera ditt arbete väl och arbeta på ett systematiskt och pålitligt sätt. Du är en person som har lätt för att lära, ge stöd och service och snabbt kan ta till dig ny information. Vi ser även att du är en person som visar intresse och förståelse för andra människor. Om arbetsplatsen Kommunteknik arbetar för en väl fungerande stadsmiljö och erbjuder lokalt miljöanpassade och ekonomiskt effektiva helhetslösningar av drift, underhåll, skötsel, beredskap och teknisk service inom gator, parker och fastigheter. Avdelningen har cirka 600 anställda och omsätter årligen runt 930 miljoner kronor. Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.  På serviceförvaltningen erbjuder vi möjlighet till distansarbete, förutsatt att det fungerar för verksamheten och passar dina individuella förutsättningar.  I denna tjänst finns det möjlighet till distansarbete på deltid efter dialog med din chef. ​ Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform:Tillsvidareanställning, provanställning kan komma att tillämpas Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Efter överenskommelse Möjlighet till distansarbete: Ja, i viss omfattning Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta ovan nämnda kontaktpersoner.