Arbetsbeskrivning

Var med och forma framtidens informationshantering i Sveriges nya Digitaliseringsmyndighet när PTS och Digg går samman i en myndighet den 1 januari 2027. Som förvaltningsledare får du en nyckelroll i utvecklingen av myndighetens informationshantering och införandet av ett nytt diarieföringssystem. Här kombinerar du förvaltning, utveckling och förändringsledning i ett uppdrag som bidrar till en rättssäker, effektiv och modern offentlig förvaltning.

Vi jobbar med det som alla tar för givet – att kunna kommunicera säkert. Hos oss får du möjlighet att göra skillnad nu och i framtiden. För alla.

Enheten för arkiv och registratur har en central roll i att säkerställa en rättssäker, effektiv och strukturerad informationshantering inom myndigheten. Enheten ansvarar för registratur- och arkivverksamheten och bidrar till att myndighetens information hanteras, bevaras och tillgängliggörs i enlighet med gällande regelverk. Arbetet bedrivs i nära samverkan med verksamheten och flera specialistfunktioner, bland annat inom juridik, säkerhet och verksamhetsutveckling. Tillsammans utvecklar vi arbetssätt och processer som skapar förutsättningar för en säker, tillförlitlig och ändamålsenlig informationshantering, både idag och för framtiden.

”Jag som blir din närmaste chef heter Rikard Apelgren. För mig är det viktigt att medarbetare känner sig trygga att bidra och får rätt stöd för att lyckas i sitt uppdrag. Jag är en närvarande chef som både lyssnar och skapar goda förutsättningar. I vår verksamhet hjälper vi varandra, tar ansvar tillsammans och utvecklas genom dialog, samarbete och lärande.”

Om rollen 

Som förvaltningsledare ansvarar du för den löpande förvaltningen och vidareutvecklingen av myndighetens diarieföringssystem och informationshantering. En viktig del av uppdraget är att identifiera utvecklingsbehov och omsätta verksamhetens krav till lösningar som stärker en effektiv, säker och ändamålsenlig informationshantering. Arbetet omfattar bland annat frågor som informationsklassificering, metadata, informationssäkerhet, hantering av handlingstyper och informationsutbyte.

Du kommer även att ha en central roll i myndighetens arbete med att upphandla och införa ett nytt diarieföringssystem. Som intern delprojektledare ansvarar du för verksamhetsnära frågor kopplade till kravställning, förändringsledning och införande. I uppdraget ingår också att stödja avvecklingen av nuvarande system samt planering och genomförande av migrering till den nya lösningen. Arbetet sker i nära samverkan med teknisk förvaltningsledare, leverantörens projektorganisation samt myndighetens arkivarier och registratorer.

Rollen innebär också ett långsiktigt ansvar för att utveckla och förbättra processer, arbetssätt och rutiner inom området. Du samarbetar nära verksamheten och specialistfunktioner inom bland annat juridik, IT, informationssäkerhet, verksamhetsutveckling och datahantering, både i projekt och i den löpande förvaltningen.

Om dig 

För att lyckas i rollen är du en samarbetsorienterad person som arbetar prestigelöst och delar med dig av din kunskap för att bidra till gemensamma mål. Du har lätt för att skapa och utveckla goda relationer och trivs med att samarbeta med personer med olika kompetenser och perspektiv. Vidare är du lösningsorienterad och har god förmåga att prioritera samt hitta pragmatiska lösningar på utmaningar som uppstår. Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina uppgifter och driver arbetet framåt med fokus på resultat och verksamhetsnytta. Med ett strukturerat arbetssätt omsätter du idéer till handling och säkerställer att uppgifter genomförs och följs upp på ett effektivt sätt.

Vi söker dig som har: 

• Relevant erfarenhet av arbete som förvaltningsledare, projektledare eller motsvarande med ansvar för förvaltning och vidareutveckling av IT-system.
• Erfarenhet av att leda och samordna komplexa IT-projekt eller utvecklingsinitiativ.
• Erfarenhet av förändringsarbete och verksamhetsutveckling i nära samverkan med verksamheten.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

   

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av att vara förvaltningsledare för arkiv-, diarie- eller ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av införande, systembyte eller migrering av diarie- eller ärendehanteringssystem.
• God kunskap om arkiv- och informationshantering samt tillhörande regelverk.
• Erfarenhet av förvaltningsledning inom statlig myndighet.

Vårt erbjudande

Vi tar livet på allvar. Hos oss kan du ha ett liv på och utanför jobbet. Mår du bra, mår vi bra. Därför erbjuder vi konkurrenskraftiga löner, flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete. Vi har även generöst friskvårdsbidrag och två friskvårdstimmar varje vecka.

Dessutom får du förmånliga villkor för lunch, semester, föräldraledighet, pension och vid sjukdom. Här kommer du arbeta i moderna aktivitetsbaserade lokaler på Hälsingegatan 38. Som statlig myndighet erbjuder vi en trygg och stabil arbetsmiljö där du kan känna dig säker. Vi skapar morgondagens samhälle och måste ligga i framkant. Hos oss kommer du att växa med uppgifter hela tiden.

Bra att veta 

Tjänsten är en tillsvidareanställning med en inledande provanställning på sex månader. Placering i Stockholm med start snarast möjligt enligt överenskommelse. Tjänsten är placerad i säkerhetsklass och kräver svenskt medborgarskap.

För att vi ska kunna göra en rättvis och objektiv bedömning av din kompetens ber vi dig att inte inkludera bild, personnummer eller adress i ditt CV. Vi har valt att inte efterfråga personligt brev då vi istället använder urvalsfrågor. Detta för att vi vill lägga fokus på din erfarenhet och kompetens, vilket bidrar till en mer effektiv och rättvis rekryteringsprocess. Tester kommer att ingå i processen. Om du har skyddade uppgifter, vänligen kontakta vår HR-specialist.

För ytterligare information, vänligen kontakta enhetschef Rikard Apelgren på [email protected] eller HR-specialist Jessica Petersson på mailto:[email protected]. För frågor relaterade till våra lokala fackliga arbetstagarorganisationer, vänligen maila till [email protected] eller mailto:[email protected].

Välkommen med din ansökan senast 20 november kl 21.00.