Arbetsbeskrivning

ISS är ett ledande företag inom facility management och workplace experience. I över 80 år i Sverige och 125 år globalt har vi skapat platser och miljöer där människor trivs, utvecklas och presterar – och där företag och verksamheter kan fungera på bästa sätt.Vi erbjuder våra kunder allt från städning och teknisk service till mat- och arbetsplatstjänster. I Sverige är vi närmare 7 000 medarbetare och finns i hela landet, från norr till söder. Globalt är vi cirka 325 000 kollegor.Våra medarbetare är hjärtat i det vi gör. Med engagemang, omtanke och hög kvalitet skapar vi varje dag arbetsplatser som gör skillnad – för våra kunder, deras medarbetare och samhället omkring oss.

Vill du vara med och skapa en arbetsplats där människor trivs, utvecklas och känner sig välkomna varje dag? För AFRYs räkning söker ISS nu en engagerad och serviceinriktad Office Coordinator till AFRYs globala huvudkontor i Solna.

Det här är en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö med många kontaktytor och ett stort eget ansvar. Som Office Coordinator har du en central roll i verksamheten med många kontaktytor och ansvar för att koordinera frågor mellan medarbetare, chefer, leverantörer, fastighetsägare och externa besökare.

Du ansvarar för att den dagliga kontorsdriften fungerar smidigt samtidigt som du bidrar till att utveckla serviceleveransen och arbetsplatsupplevelsen. Rollen innebär ett aktivt arbete med förbättringar, förändringsinitiativ och utveckling av arbetsplatsen för att säkerställa att kontoret möter verksamhetens behov både idag och för framtiden.

Rollen omfattar såväl operativ samordning som utveckling av arbetsplatsen och innebär många kontaktytor, varierande arbetsuppgifter och ett stort eget ansvar. För att lyckas i rollen krävs struktur, initiativförmåga och ett lösningsorienterat arbetssätt.

Exempel på arbetsuppgifter

• Bidra till utveckling av serviceleveransen och arbetsplatsupplevelsen genom att identifiera förbättringsmöjligheter, driva initiativ och säkerställa att kontoret möter verksamhetens behov
• Driva och samordna kontorsförändringar, förbättringsinitiativ samt interna och externa aktiviteter
• Koordinera leveranser och samarbeta med kollegor inom olika serviceområden
• Boka och iordningställa konferensrum, hantera post och paket samt enklare servering
• Kommunicera med leverantörer, servicepartners, fastighetsägare och andra samarbetspartners
• Hantera leverantörsfakturor och övriga administrativa arbetsuppgifter
• Introducera nya medarbetare till kontoret
• Hantera passerkort, säkerhetsfrågor och felanmälningar
• Välkomna och vägleda besökare

Du arbetar nära både AFRY och ISS och är en del av ett team där samarbete, ansvarstagande och omtanke står i fokus.

Om tjänsten

Anställningsform: Vikariat (15-18 månader)Omfattning: Heltid, dagtidPlacering: SolnaTillträde: Q4 2026

Vem är du?

Du är en självgående person som gillar att ta initiativ, skapa struktur och hitta lösningar. Du har ett öga för detaljer, trivs med att ha många kontaktytor och känner dig trygg i att fatta egna beslut i vardagen.

Du får energi av att hjälpa andra, skapa ordning i vardagen och bidra till att människor känner sig välkomna och omhändertagna på arbetsplatsen.

Eftersom rollen är placerad på AFRYs huvudkontor söker vi dig som trivs i en dynamisk och föränderlig miljö. Du är van vid att samverka med olika intressenter, tar egna initiativ och arbetar proaktivt för att hitta lösningar. Du har hög integritet och hanterar information med gott omdöme och professionalism. Samtidigt är du en prestigelös lagspelare som värdesätter goda relationer och bidrar till ett positivt och inkluderande arbetsklimat.

Vi ser gärna att du:

• Har erfarenhet från liknande roller inom service, reception, administration eller arbetsplatsservice
• Har goda kunskaper i Microsoft 365
• Talar och skriver svenska och engelska obehindrat

Du trivs i rollen som företagsrepresentant och delar ISS värderingar. Det innebär att du har ett starkt kundfokus, en hög servicenivå och ett genuint engagemang för att skapa en välfungerande arbetsplats.

Vad erbjuder vi?

Vi erbjuder en varierande och utvecklande roll i en huvudkontorsmiljö där du får möjlighet att påverka både den dagliga arbetsplatsupplevelsen och framtida utvecklingsinitiativ.

Du kommer att arbeta nära kompetenta kollegor inom både AFRY och ISS och få stort utrymme att bidra med egna idéer och förbättringsförslag. Vi värnar om samarbete, kunskapsutbyte och personlig utveckling.

Rollen passar dig som vill vara med och påverka hur framtidens arbetsplats utvecklas. Du får möjlighet att omsätta idéer till verklighet och bidra till både mindre förbättringar i vardagen och större utvecklingsinitiativ tillsammans med AFRY och ISS.

Med en planerad flytt till nya lokaler 2028 väntar flera spännande utvecklingsinitiativ under de kommande åren. Rollen erbjuder därför goda möjligheter till lärande, delaktighet och utveckling utöver den dagliga arbetsplatsdriften.

Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Lisa Gunnarson på [email protected].

Observera att vi inte tar emot ansökningar via e-post utan endast via vårt rekryteringssystem.

Varmt välkommen med din ansökan!