Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta nära forskning, utbildning och nyttiggörande i en varierad roll där din servicekänsla gör skillnad? Som avdelningsadministratör vid Chalmers institution för miljö- och energivetenskaper får du en central roll med många kontaktytor och kvalificerade arbetsuppgifter. Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd och får möjlighet att tillsammans med dina kollegor utveckla arbetssätt och forma ett verksamhetsstöd av högsta klass.

Information om institutionen och avdelningen

Institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV) bedriver verksamhet inom miljö- och energiområdet med starka kopplingar till tvärvetenskaplig forskning och samverkan med samhälle, industri och akademi, både nationellt och internationellt.

Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd som arbetar nära och ger stöd till forskning och utbildning. Verksamhetsstödet består av administratörer, ekonomer, ett centrum (SLC) och en administrativ chef. Både institutionen och verksamhetsstödet befinner sig i en etablerings- och utvecklingsfas där gemensamma arbetssätt behöver utvecklas, tydliggöras och förankras i organisationen.

Beskrivning av tjänsten

Som avdelningsadministratör ger du kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef, enhetschef, medarbetare och gäster. Rollen är bred och varierad med många kontaktytor och ett nära samarbete med chefer, ekonomer, administratörer och andra stödfunktioner, såväl inom institutionen som inom Chalmers centrala verksamhetsstöd.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår att:

• ge personaladministrativt stöd i samarbete med chefer och HR, exempelvis vid anställningar, förlängningar och avslut
• ge administrativt och praktiskt stöd till nyanställda och gäster, bland annat vid introduktion, behörigheter samt rese- och hotellbokningar
• hantera inköp och enklare ekonomiadministration, exempelvis kontering av fakturor, arvodesräkningar och inventering
• hantera praktiska lokalfrågor såsom felanmälningar, fördelning av arbetsplatser och beställningar
• ge administrativt stöd vid avdelningens möten, konferenser och andra arrangemang samt hantera övrig löpande administration

En viktig del av uppdraget är forskarutbildningsadministration för hela institutionen, ett ansvar som du delar med en annan administratör. I nära samarbete med viceprefekt för forskarutbildning och studierektorer ansvarar du för administrativa processer under doktorandernas utbildning, från antagning och registrering i Ladok till uppföljning av individuella studieplaner och administration i samband med licentiatseminarier och disputationer. Du ger även löpande stöd till doktorander och handledare i administrativa frågor.

Utöver den löpande administrationen har du en aktiv roll i att förbättra och vidareutveckla rutiner och arbetssätt, särskilt inom forskarutbildningen. Du identifierar förbättringsbehov, föreslår lösningar och bidrar till att dokumentera, införa och följa upp gemensamma arbetssätt. Du deltar även i relevanta administrativa nätverk och bidrar till kunskapsdelning, samarbete och ett välfungerande stöd inom institutionen. På sikt kan även viss administration inom grundutbildningen komma att ingå i tjänsten.

Anställningsform

Tillsvidareanställning på heltid med önskat tillträde i januari eller enligt överenskommelse.

Provanställnig kan komma att tillämpas. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning och flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du har hög servicekänsla, god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift samt god digital kompetens. Du är nyfiken på nya arbetssätt och har lätt för att sätta dig in i nya administrativa system och processer.

Det är meriterande om du har:

• relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration, eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig
• erfarenhet av forskarutbildningsadministration eller annan högskoleadministration
• erfarenhet av personaladministration, inköp och enklare ekonomiadministration
• erfarenhet av administrativa system, exempelvis Ladok, Primula, Proceedo eller motsvarande
• erfarenhet av förbättringsarbete och av att utveckla och införa administrativa rutiner
• erfarenhet av att använda digitalisering och AI som stöd i administrativa processer

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du vara självständig, strukturerad och kvalitetsmedveten. Du har en god förmåga att planera, prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter, även när förutsättningarna snabbt förändras. Du arbetar noggrant, har hög integritet och trivs med att kombinera löpande administration med utvecklingsarbete.

Som person är du serviceinriktad, flexibel och initiativtagande. Du samarbetar väl med andra, trivs med många kontaktytor och har lätt för att bygga goda relationer. Du är lyhörd för verksamhetens behov och bidrar med ett lösningsorienterat förhållningssätt till ett professionellt och välfungerande administrativt stöd.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord – öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet – genomsyrar vår syn på arbetsmiljö och medarbetarskap. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:

• Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
• Semester upp till sju veckor per år.
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, ersättning för läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
• Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Läs mer om våra förmåner på www.chalmers.se

Ansökningsförfarande

Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev

• 1–2 sidor

Övrigt (valfritt)

• Eventuella intyg, betyg etc.

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av rekryteringsprocessen.

Sista ansökningsdag: 8 november, urval kommer att genomföras löpande under ansökningsperioden.

Vid frågor, vänligen kontakta:

Camilla Kolm, administrativ chef

mailto:[email protected]

Madelene Olsson, HR-partner

mailto:[email protected]

Välkommen med din ansökan!

Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering.