Arbetsbeskrivning

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

NVS – är en av Karolinska Institutets största institutioner med över 500 anställda, flera hundra anknutna forskare och 2000 helårsstudenter. Vi sitter i ljusa och fräscha lokaler med stora fönster och KI:s fina gym ligger i samma hus bara några våningar ner.

Din roll

Vi söker en erfaren chef och ledare som ska vara ytterst ansvarig för den administrativa funktionen på institutionen. Du arbetar nära Maria Ankarcrona, som är prefekt och du sitter med i institutionens ledningsgrupp för strategiska frågor. Till din hjälp har du tre direktrapporterande chefer inom ekonomi, HR och utbildningsadministration och sex direktrapporterande specialister. Den administrativa funktionen består av totalt ca 15 personer från ledningsadministrationen och ca 20 personer från utbildningsadministrationen.

Dina viktigaste arbetsuppgifter är:

• Ledning: att övergripande ansvara för att leda, samordna, kvalitetssäkra och utveckla den administrativa verksamheten.
• HR: att övergripande ansvara för personalfrågor
• Ekonomi: att övergripande ansvara för budget, uppföljning, redovisning och ekonomiska analyser.
• Utbildning: att vara ett strategiskt stöd till utbildningsorganisationen
• att säkerställa att lagar, regler och interna riktlinjer efterlevs.
• att vara både ett operativt och strategiskt stöd i administrativa frågor till prefekt, ledningsgrupp och kärnverksamhetens chefer som är verksamma inom både forskning och utbildning.
• att ansvara för institutionens interaktion med KI:s övriga institutioner, det centrala universitetsstödet och samverkan med personalorganisationerna.
• att tillsammans med prefekt och övriga i ledningsgruppen bidra till institutionens utveckling och strategiska arbete.

Vem är du?

Vi ser att du är en kommunikativ, analytisk och prestigelös ledare som tycker om att samarbeta och skapa struktur. Du har ett coachande och strategiskt förhållningssätt och motiveras av att se andra växa.

Den administrativa funktionen utgör ett stöd till kärnverksamheten. Därför är det viktigt att du är självgående, serviceinriktad, initiativrik och en duktig organisatör. Du har lätt för att skapa en helhetsbild och kan prioritera och delegera.

Att inge förtroende, vara kommunikativ och ha en hög integritet är viktigt i rollen som Administrativ chef på KI, eftersom mycket av arbetet sker i dialog med verksamhetens forskare och lärare. Institutionen består av sju avdelningar, vilket gör att du har många kontaktytor, såväl inom som utanför organisationen. I urvalet kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper såsom god samarbetsförmåga, förmåga att skapa en bra stämning och ett positivt arbetsklimat.

Du har goda kunskaper inom ekonomi, HR och administration och en högskoleutbildning inom ekonomi, HR eller annat relevant område för anställningen. Minst 5 års formellt personalansvar, erfarenhet av verksamhetsstyrning och goda kunskaper inom ekonomi- och budgetarbete är ett krav för rollen.

Institutionen verkar i en internationell miljö, vilket ställer höga krav på goda muntliga och skriftliga kunskaper i både svenska och engelska.

Det är starkt meriterande om du har ledarskapserfarenhet från en komplex akademisk miljö, såsom högskola, universitet eller annan offentlig verksamhet. Det är meriterande om du har chefserfarenhet i en liknande roll i närtid.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Flemingsberg

Läs mer om institutinen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. Ledarskap och personlighetstest används i rekryteringsprocessen.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Varmt välkommen in med din ansökan, dock senast den 21 oktober 2026

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss