Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta nära kommunens beslutsfattande och bidra till att både nämndprocessen och hanteringen av allmänna handlingar fungerar väl? Som nämndsekreterare och registrator på teknik- och fastighetsförvaltningen får du ett självständigt uppdrag där struktur, service och rättssäkerhet går hand i hand.

Dina arbetsuppgifter

Du samordnar administrationen för teknik- och fastighetsnämnden och sköter förvaltningens registratur. Rollen finns på ledningsstödsenheten och innebär nära samarbete med förvaltningsledning, chefer, handläggare och förtroendevalda.

I arbetet ingår att:

• planera och samordna nämndens ärendeberedning, följa upp underlag och granska tjänsteskrivelsernas formalia och beslutsförslag tillsammans med handläggarna
• administrera sammanträden, kallelser och handlingar samt skriva protokoll och hantera justering, publicering och expediering av beslut
• samordna översyn av delegationsordningen och redovisning av delegationsbeslut samt ge stöd i frågor om nämndprocessens regler
• hantera gemensam e-post, fysisk post, diarieföring och ärenden i Ciceron
• samordna utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheten i sökning, sekretessbedömningar och säker hantering av handlingar
• sköta närarkiv, förbereda avleveranser till kommunarkivet och samordna uppdatering av informationshanteringsplanen.

Du ger också verksamheten råd om personuppgifter i handlingar, utlämnande och publicering samt stöd i arbetet med personuppgiftsbiträdesavtal. Du utvecklar rutiner och arbetssätt för nämndprocessen och dokumenthanteringen, introducerar nyanställda inom dessa områden och deltar i kommunens nämndsekreterar- och registratornätverk.

Dina kvalifikationer

Vi söker dig med:

• relevant högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik, alternativt annan relevant utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av kvalificerad ärendehantering inom offentlig förvaltning, genom nämndadministration, annan beslutsprocess eller registratur, med självständigt ansvar för underlag, dokumentation och tidsfrister
• kunskaper i kommunallagen, förvaltningslagen samt offentlighets- och sekretesslagstiftningen och förmåga att tillämpa dem i arbetet
• grundläggande kunskaper om arkiv, dataskydd och informationssäkerhet, inklusive säker hantering av personuppgifter och personuppgiftsbiträdesavtal
• mycket god svenska i tal och skrift samt god vana vid digital dokument- och ärendehantering.
• mycket goda kunskaper i Office 365
• Erfarenhet av administrativa IT-stödsystem

Erfarenhet av självständigt nämndsekreterararbete genom hela nämndprocessen är särskilt meriterande.

Andra meriter är:

• erfarenhet av registratur och utlämnande, gärna i kombination med nämndarbete
• erfarenhet av arkivarbete, informationshanteringsplaner eller praktiskt dataskyddsarbete
• erfarenhet av Ciceron, utveckling av administrativa arbetssätt eller introduktion och utbildning av kollegor
• erfarenhet från kommunal teknik- och fastighetsverksamhet
• fördjupande kurser inom rollens områden
• B-körkort.

Du arbetar strukturerat och har lätt för att skapa ordning och hålla ihop både underlag och tidsfrister. Du kan prioritera när flera frågor behöver hanteras samtidigt och trivs i en roll där samarbete och service är en naturlig del av vardagen. Med din förmåga att ge ett professionellt stöd och göra regler och rutiner begripliga för andra bidrar du till en trygg och välfungerande verksamhet.

Vi erbjuder dig

Ett självständigt och varierat uppdrag där du får följa ärenden hela vägen från inkommande handling till beslut och arkivering. Du arbetar nära både verksamheten och den demokratiska beslutsprocessen, med många kontaktytor och möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt inom nämndprocess och dokumenthantering. Genom kommunens yrkesnätverk får du också möjlighet att utbyta erfarenheter och samarbeta med kollegor på andra förvaltningar. Hos oss får du även trygghet och balans i arbetslivet - med kollektivavtal och semesterväxling för

ökad flexibilitet. Du har 25 semesterdagar fram till 39 års ålder, 31dagar från 40 år och 32 dagar

från 50 år. Vi erbjuder utöver det flera olika förmåner bland annat friskvårdsbidrag och

förmånscykel för att du ska må bra och orka i längden.

Övrig information

Säkerhetsprövning kan bli aktuell före anställning.

Teknik- och fastighetsförvaltningen bidrar till att göra Halmstad till en attraktiv stad att bo och vistas i. Vi utvecklar, bygger och förvaltar kommunens offentliga miljöer som gator, torg, parker, skogar, naturområden samt kommunens lokaler. Vi ansvarar även för evenemangssamordning samt idrotts- och fritidsverksamhet för att främja folkhälsan genom att samarbeta med och stödja föreningar.

När du arbetar i Halmstads kommun skapar du mening genom att forma, stärka och berika andras vardag - vem du än är. Hos oss är det viktigt med samarbete, balans och möjligheten att utvecklas, både som yrkesperson och människa - vi är arbetsplatsen där du får ut mer av livet! Läs mer om oss här.