Arbetsbeskrivning

Trivs du i en administrativ roll som är både förvaltande och utvecklande? Har du erfarenhet av registratur och informationshantering inom offentlig verksamhet samt kunskap om offentlighetsprincipen, sekretesslagstiftning och andra regelverk som styr offentlig förvaltning?

Vi söker en strukturerad, driven och utvecklingsinriktad registrator med juridisk kompetens till barn- och utbildningsförvaltningen.

I den här rollen ansvarar du för registratur, diarieföring och dokumenthantering samtidigt som du utgör ett viktigt stöd i frågor som rör offentlighet, sekretess och rättssäker informationshantering. Du bidrar till att utveckla rutiner och arbetssätt samt säkerställer att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning och interna styrdokument. Vi söker dig som trivs med att kombinera kvalificerad administration med juridiska frågeställningar, ge stöd och vägledning samt bidra till en effektiv och rättssäker hantering av allmänna handlingar.  

Som registrator ingår du i barn- och utbildningsförvaltningens stab. Vi erbjuder en arbetsplats med gott samarbetsklimat och uppskattade förmåner såsom årsarbetstid, semesterväxling och möjlighet att arbeta hemifrån under del av arbetstiden.

Låter det intressant? Välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Som registrator hos oss kommer du att ha en varierad roll med både operativa och utvecklingsinriktade arbetsuppgifter. Du ansvarar för att inkomna handlingar hanteras effektivt och rättssäkert, att dokumentflöden följer gällande lagstiftning och interna styrdokument samt att arkivering sker korrekt.

Tjänsten innebär ett nära samarbete med verksamhetens chefer, handläggare och nämndsekreterare. Du fungerar som stöd i frågor som rör diarieföring, informationshantering, offentlighet och sekretess samt bidrar till att utveckla förvaltningens arbetssätt och rutiner.

I rollen ingår även ett systemförvaltande ansvar för de ärendehanteringssystem som används inom förvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kan till exempel bestå av att:

• Ta emot, sortera och distribuera inkommande post, e-post och andra handlingar samt ansvara för registrering och diarieföring.
• Administrera och följa upp ärenden genom hela handläggningsprocessen.
• Kvalitetssäkra registrerade uppgifter och säkerställa att ärenden hanteras enligt gällande rutiner, lagstiftning och interna styrdokument.
• Arkivera handlingar på ett strukturerat och organiserat sätt.
• Bidra till utlämnande av allmänna handlingar och vid behov medverka i sekretessbedömningar.
• Ge stöd och vägledning till chefer och medarbetare inom diarieföring, offentlighet, sekretess och informationshantering.
• Utbilda och coacha kollegor i korrekt hantering av handlingar och dokument.
• Skapa, implementera och följa upp rutiner för dokumenthantering, arkiv och ärendeprocesser.
• Ta fram information och statistik om pågående och avslutade ärenden.
• Arbeta i nära samarbete med nämndsekreterare.
• Vid behov bidra med juridiska bedömningar kopplade till ärenden och handlingar.

Kvalifikationer

För rollen krävs:

• Eftergymnasial utbildning exempelvis inom statsvetenskap, juridik, offentlig förvaltning, samhällsvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant alternativt flerårig erfarenhet av arbete som registrator i offentlig verksamhet.
• God vana av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem.
• God kunskap och förståelse om lagstiftning och regelverk som styr hantering av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess.
• God digital kompetens och goda kunskaper i Officepaketet.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i både tal och skrift.

Personliga egenskaper:

Vi söker dig som trivs i en roll där du får dela med dig av dina kunskaper, ge service och vägleda andra. Du har ett positivt förhållningssätt, är lösningsorienterad och utvecklingsinriktad samt förhåller dig till andra på ett öppet och professionellt sätt.

Eftersom rollen innebär hantering av information som ibland omfattas av sekretess är det viktigt att du har hög integritet, gott omdöme och förmåga att göra välgrundade bedömningar.

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ha ett gott ordningssinne. Du tar ansvar för ditt arbete och känner dig trygg i att fatta beslut inom ditt ansvarsområde. Du har god analytisk förmåga och kan snabbt sätta dig in i komplexa frågeställningar där både juridiska och verksamhetsmässiga perspektiv behöver vägas samman.

Du arbetar självständigt men samarbetar gärna med andra och har lätt för att skapa goda relationer. Vidare har du en god kommunikativ förmåga och kan förmedla information på ett pedagogiskt, tydligt och professionellt sätt.

Stor vikt kommer att läggas vid de personliga egenskaperna.

Meriterande kvalifikationer:

• Högskoleutbildning inom juridik.
• Kunskaper inom förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess eller kommunalrätt.
• Erfarenhet av arbete som registrator, nämndsekreterare eller annan kvalificerad handläggning inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet från kommun, statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av systemadministration eller systemförvaltning.
• Erfarenhet av arbete i digitala diarie- och ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av sekretessbedömningar och utlämnande av allmänna handlingar.

Anställningsvillkor

Tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Bifoga gärna utbildningsintyg i din ansökan då detta kommer att efterfrågas om du blir aktuell för tjänsten. Alternativt lämnas intyg i samband med intervju.

För att få anställning måste du uppvisa utdrag ur belastningsregistret. Beställ gärna detta i samband med ansökan så att det finns tillgängligt om du blir aktuell för tjänsten.

Övrigt

När du skickar in din ansökan kommer du att få besvara urvalsfrågor som är ställda utifrån de krav som gäller för tjänsten. Dina svar är en viktig del av det första urvalet, så se till att svara utförligt och tydligt. I din ansökan ska du bifoga ditt CV, men du ska inte skicka in ett personligt brev – urvalsfrågorna ersätter detta.