Arbetsbeskrivning

Vill du ha en central roll i en förvaltning som bidrar till ett rikt kultur-, fritids- och föreningsliv för Faluns invånare? Nu söker kultur- och fritidsförvaltningen en engagerad och utvecklingsinriktad nämndsekreterare och registrator.

Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för verksamheter som skapar möjligheter till kultur, idrott, friluftsliv och meningsfull fritid för människor i alla åldrar. Inom förvaltningen finns bland annat bibliotek, kulturskola, idrotts- och fritidsanläggningar, föreningsstöd samt kultur- och evenemangsverksamhet.

Tjänsten är placerad i förvaltningens stab, som har i uppdrag att ge stöd till chefer och verksamheter inom områden som bland annat administration, verksamhetsutveckling, ekonomi och digitalisering.

Har du erfarenhet av kvalificerad administration inom offentlig förvaltning och trivs i en roll där struktur, service och utveckling går hand i hand? Då kan du vara den vi söker.

Arbetsuppgifter

Som nämndsekreterare och registrator har du en central funktion i kultur- och fritidsförvaltningens administrativa processer. Du ansvarar för att nämndens ärendehantering håller hög kvalitet och genomförs rättssäkert, effektivt och i rätt tid.

Du arbetar nära förvaltningsledning, handläggare och förtroendevalda och är ett viktigt stöd genom hela den politiska beslutsprocessen.

I rollen ingår bland annat att:

• planera, samordna och kvalitetssäkra ärendeflödet inför nämnd
• upprätta kallelser, sammanställa handlingar, föra protokoll samt expediera och följa upp fattade beslut
• ansvara för registratur, diarieföring och hantering av allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning
• ge stöd och vägledning till verksamheten i frågor som rör ärendehantering, offentlighet och sekretess
• bidra till att utveckla administrativa rutiner och arbetssätt inom förvaltningen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• har relevant akademisk examen, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom offentlig förvaltning
• har god förståelse för offentlig förvaltning, politiskt styrda organisationer och kommunala beslutsprocesser
• uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på svenska
• arbetar självständigt, strukturerat och med hög kvalitet.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som har ett genuint intresse för administration och som trivs med att skapa struktur och ordning. Du är noggrann, ansvarstagande och har ett lösningsorienterat arbetssätt. Samtidigt har du förmåga att se helheten och drivs av att utveckla och effektivisera administrativa processer.

Eftersom rollen innebär många kontaktytor är du serviceinriktad, kommunikativ och har lätt för att skapa goda samarbeten med chefer, handläggare, politiska företrädare och övriga stödfunktioner. Du inger förtroende, arbetar prestigelöst och behåller lugnet även när arbetsbelastningen varierar eller förutsättningarna förändras.

Meriterande kvalifikationer

Det är meriterande om du har:

• utbildning inom kommunalrätt, förvaltningsrätt eller offentlighet och sekretess
• erfarenhet av arbete med ärendeberedning, nämndadministration, protokollföring, registratur, diarieföring, arkiv eller informationshantering
• erfarenhet av digitala ärende- och dokumenthanteringssystem
• erfarenhet från kommunal verksamhet, gärna inom kultur- och fritidsområdet eller annan politiskt styrd organisation.

Övrigt

När du skickar in din ansökan kommer du att få besvara urvalsfrågor som är ställda utifrån de krav som gäller för tjänsten. Dina svar är en viktig del av det första urvalet, så se till att svara utförligt och tydligt. I din ansökan ska du bifoga ditt CV, men du ska inte skicka in ett personligt brev – urvalsfrågorna ersätter detta.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Vid problem med att genomföra din ansökan är du välkommen att kontakta [email protected]