Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Skärholmens stadsdelsförvaltning är en av Stockholms stads 11 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Bredäng, Sätra, Skärholmen och Vårberg. Här arbetar mer än 1000 medarbetare för våra 38.000 invånare. Vi erbjuder en kommunal verksamhet som vi är stolta över och vi har en fantastisk mångfald. Välkommen med ditt unika bidrag!

Välkommen till oss

Som nämndsekreterare blir du en del av den nybildade enheten Kansli och IT, en strategisk satsning som samlar kompetenser inom kansli, nämndadministration, registratur, och IT för att ge ett ännu bättre stöd till förvaltningens verksamheter. Enheten som består av åtta medarbetare tillhör avdelningen hr, administration och nämnd där förvaltningen har samlat flera av våra centrala stödfunktioner.

Hos oss blir du en del av ett engagerat och kunnigt team där samarbete, utveckling och ett professionellt bemötande står i fokus. Vi sitter i ljusa och moderna lokaler mitt i Skärholmens centrum, med tunnelbanan precis intill och närhet till både stadens puls, naturen och Mälaren.

Vi erbjuder dig

Hos oss får du ett utvecklande och varierande uppdrag i en central funktion där du arbetar nära både verksamheten och den politiska ledningen. Du blir en del av en nybildad enhet med möjlighet att vara med och forma arbetssätt och bidra till förvaltningens fortsatta utveckling.

Vi erbjuder dessutom goda förutsättningar för en hållbar arbetsvardag genom bland annat:

• flextid
• sommar- och vintertid
• friskvårdsbidrag
• möjlighet till semesterväxling
• möjlighet till distansarbete när verksamheten tillåter

Läs gärna mer om våra förmåner här.

Din roll

Som nämndsekreterare arbetar du nära politiken i en central och betydelsefull roll. Arbetet planeras med flexibilitet och anpassas efter verksamhetens behov.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för stadsdelsnämndens politiska beslutsprocess, nämndsammanträden och Sociala delegation
• Publicera dagordningar och handlingar, säkerställa tjänsteutlåtanden, skriva protokoll och sköta efterarbetet efter möten
• Samordna Sociala delegationens ärenden och administration, kvalitetssäkra handlingar och skapa kallelser inför sammanträden
• Du samordnar utvecklingen av nämndprocesser och uppdaterar förvaltningens delegationsordning
• Bevaka att ärenden kommer till beslut, tidsplaner följs och beslutsunderlag håller hög kvalitet
• Handlägga egna ärenden vid behov

Du blir även en nyckelperson i arbetet med vårt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok. Du deltar i Stockholms stads nätverk för nämndsekreterare och stödjer politiker, chefer och handläggare i nämndprocessen.

Nämndens möten sker på kvällstid en gång per månad med uppehåll i juli. Sociala delegationens möten sker varannan vecka på eftermiddagar. Stundtals kan extra sammanträden i sociala delegationen förekomma dock sker dessa endast under dagtid.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik eller annan högskoleutbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller inom liknande administrativ funktion
• erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd verksamhet, gärna inom kommunal sektor
• mycket goda kunskaper i svenska och lätt för att formulera dig i skrift
• är väl förtrogen med kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt annan offentligrättslig lagstiftning
• mycket god vana av att arbeta med dator och system som arbetsverktyg.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbeta med ärende- och dokumentsystemet eDok
• erfarenhet och kännedom om GDPR och informationssäkerhet.

För att trivas och lyckas i rollen är du en person med hög integritet och ett gott omdöme. Du arbetar strukturerat, har förmåga att planera och prioritera och tar ett tydligt ansvar för att driva processer framåt med engagemang och noggrannhet. Rollen innebär många kontaktytor, vilket ställer krav på en god samarbetsförmåga och ett professionellt bemötande. Du är kommunikativ och uttrycker dig tydligt och pedagogiskt, både muntligt och skriftligt vilket gör att du bygger goda relationer med politiker, chefer och kollegor. Du är flexibel och anpassar dig till förändrade förutsättningar, samtidigt som du behåller fokus och god ordning i ditt arbete. Vidare är du initiativtagande och tar ansvar för att driva ditt arbete framåt, samtidigt som du bidrar till att utveckla arbetssätt och processer. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Här kan du läsa mer om

• Skärholmens Stadsdelsförvaltning
• hur det är att vara en del av Stockholms stad

För tjänsten kommer utdrag ur belastningsregistret att begäras inför en eventuell anställning. Slutkandidat kommer även att genomföra arbetspsykologiska tester som en del av rekryteringsprocessen.

På grund av semestertider finns rekryterande chef tillgänglig för att besvara eventuella frågor om tjänsten från och med den 17 augusti.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.