Arbetsbeskrivning

Vi har kraften från över 50 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar, en bättre framtid. Välkommen att söka jobb hos oss!

NAISS, nationell akademisk infrastruktur för superdatorer i Sverige, tillhandahåller storskaliga beräkningsresurser, lagring samt datatjänster för akademiska användare. NAISS är en centrumbildning med Linköpings universitet som värd och har 12 partneruniversitet över hela Sverige.

Mimer AI Factory är Sveriges nationella AI Factory och en del av det europeiska nätverket av AI Factories som stöds av EuroHPC Joint Undertaking. Vårt uppdrag är att accelerera utveckling och användning av AI inom akademi, näringsliv, startupsektorn och offentlig sektor genom att erbjuda avancerad AI-infrastruktur, expertstöd, utbildning och säkra datamiljöer.

Mimer har nära samarbete universitet, forskningsinfrastrukturer, innovationsmiljöer och europeiska partners. Vi söker nu en Executive Assistant / Projektledare som får en central roll i att stödja Mimers ledning och säkerställa effektiv koordinering och genomförande av verksamheten.

Läs mera på https://mimer-ai.eu/about-mimer/ , https://www.naiss.se , https://eurohpc-ju.europa.eu/ai-factories_en

Om jobbet

Som Exercutive assistant/projektledare är du en viktig del i AI-fabrikens och NAISS organisation och administration.  Detta är en bred och varierad roll i gränslandet mellan operativ verksamhet, koordinering, administration och projektledning. Du arbetar nära föreståndare och ledningsgrupp och bidrar till att verksamheten fungerar effektivt i en dynamisk och snabbväxande miljö.

Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd med operativ koordinering och projektledning. Du hjälper till att skapa struktur, hålla momentum i verksamheten, koordinera aktiviteter mellan team och partners samt säkerställa att beslut och aktiviteter följs upp och genomförs.

Du blir en viktig del av en nationell satsning som verkar i en internationell miljö i framkanten av Europas utveckling inom AI och digital infrastruktur.

Arbetsuppgifter

• Ge operativt och administrativt stöd till föreståndare och ledningsgrupp
• Samordna möten, planeringsaktiviteter, rapporteringsprocesser samt följa upp aktiviteter och leverabler
• Stödja ledning och administration av nationella och EU-finansierade projekt
• Koordinera kontakter med partners, företag, offentliga organisationer och andra intressenter
• Stödja planering och genomförande av workshops, konferenser, utbildningar och community-aktiviteter
• Underhålla projektdokumentation, samarbetsplattformar, kontaktlistor och koordinationsverktyg
• Bidra till kommunikation, onboarding, resekoordinering, logistik och andra operativa aktiviteter  

Andra administrativa arbetsuppgifter inom NAISS kan förekomma, såsom planering av och förberedelser inför besök och guidningar samt ekonomiadministration.

Kvalifikationer

Krav

• Relevant högskoleutbildning
• Flerårig erfarenhet som Ledningskoordinator/Executive Assistant, Chefsassistent eller i en liknande roll.
• Dokumenterad erfarenhet av projektkoordinering, verksamhetsstöd, administration, ledningsstöd eller liknande roller
• Mycket god förmåga att organisera arbetsflöden, upprätthålla projektdokumentation och följa upp framdrift i team med flera samarbetspartners
• Förmåga att hantera många parallella aktiviteter på ett strukturerat sätt
• Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska, både i tal och skrift
• Mycket god förmåga att arbeta självständigt och proaktivt

Meriterande

• Erfarenhet från offentlig verksamhet eller forsknings- och innovationsmiljöer
• Erfarenhet av EU-finansierade projekt (t.ex. Horizon Europe, EuroHPC eller Vinnova)
• Bakgrund inom AI, data science, HPC, digital infrastruktur eller liknande tekniska miljöer (förståelse snarare än expertkunskap)
• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd
• Erfarenhet av att koordinera event, workshops eller externa samarbetsaktiviteter
• Erfarenhet av digitala samarbets- och projektverktyg  

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad, pålitlig, serviceinriktad och initiativtagande. Du tycker om att hjälpa andra att lyckas, skapa ordning i komplexa miljöer och säkerställa att arbetet går framåt. Du känner dig bekväm med att samarbeta med många olika typer av intressenter och kan anpassa dig till förändrade prioriteringar i en snabbföränderlig miljö.

Din arbetsplats

Du kommer arbeta på NAISS, som idag består av 54 personer, i tätt samarbete med dina kollegor på den administrativa enheten. Denna består av administratörer, ekonomer, kommunikatörer och andra stabsfunktioner. Din närmsta chef blir NAISS avdelningschef, som även är enhetschef för den administrativa enheten. Ditt fokus blir att ge administrativt stöd till AI-fabriken, som är en ny satsning på NAISS. AI-fabriken befinner sig i uppstarsfasen och växer snabbt, vilket innebär goda möjligheter till professionell utveckling.

Om anställningen

Tillsvidareanställning, heltid 100%.

Anställningen innebär en befattning som koordinator.

Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Befattningen kan komma att placeras i säkerhetsklass. Om så är fallet kommer säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas.  

Lön och förmåner

Linköpings universitet är en statlig arbetsgivare och tillämpar individuell lönesättning.

NAISS ger sina medarbetare möjlighet till distansarbete upp till 40 % av arbetstiden.

Mer information om förmåner för anställda finns https://liu.se/jobba-pa-liu/formaner. 

Ansökan

Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 22 juni 2026. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med https://liu.se/artikel/lika-villkor/.

Välkommen med din ansökan!

Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.