Arbetsbeskrivning

Då nuvarande administrativa chefen slutar så söker vi för ett konsultuppdrag en erfaren administrativ chef som axlar ansvaret och även bidrar med översyn av tjänsten. - Omfattning: heltid 100% (även 80% kan vara möjligt) - Start: 2026-08-10 - Längd: 2027-06-01, eventuellt längre. Du blir anställd av Poolia men jobbar ute hos Karolinska i Stockholm.

Om tjänsten

Du kommer att ansvara för institutionens administrativa stödfunktion och fungera som strategiskt och operativt stöd till prefekt, ledningsgrupp och verksamhet. Uppdraget omfattar ledning av medarbetare inom HR, ekonomi, utbildning och administration samt ansvar för verksamhetsstyrning och samordning. Administrativa chefen ingår i institutionens ledningsgrupp och arbetar nära prefekt i både strategiska och operativa frågor. Till din hjälp finns uppemot sju erfarna medarbetare som AC:n leder inom HR, ekonomi och forskningssamordning. Eftersom nuvarande HR-chef kommer att gå på föräldraledighet krävs goda kunskaper inom HR. Du kommer att ha två HR-partners och en inhyrd HR-chef till hjälp.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

I uppdraget ingår att övergripande ansvara för ledning, samordning och utveckling av institutionens administrativa verksamhet samt att utgöra stöd till prefekt och ledningsgrupp i frågor avseende HR, ekonomi, verksamhetsstyrning och administration. Uppdraget omfattar övergripande personalrelaterade frågor, ekonomisk uppföljning och analys, verksamhetsutveckling, samverkan med interna och externa intressenter samt säkerställande av efterlevnad av tillämpliga lagar, regler och interna riktlinjer. Uppdraget ska utföras i nära samverkan med verksamhetens chefer och administrativa funktioner inom en offentlig och internationell akademisk miljö. Eftersom mycket av arbetet sker i dialog med verksamhetens forskare och lärare är det viktigt att du inger förtroende, är kommunikativ, flexibel och har hög integritet. I rollen kommer du att ha många kontaktytor såväl inom som utanför organisationen. Därför är god samarbetsförmåga, förmåga att skapa ett positivt arbetsklimat och arbetsmiljö viktiga egenskaper.

Vem är du?

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla nedan kriterier: HR och arbetsgivarfrågor Du ska kunna: Hanterapersonalärenden inom offentlig verksamhet. stödja prefekt och chefer i arbetsrättsliga frågor. genomföra och följa upp rekryteringsprocesser. leda och samordna HR-relaterade frågor såsom rekrytering, personalutveckling, samverkan, förhandlingar och arbetsrätt. samverka med fackliga organisationer. stödja verksamheten i frågor avseende kompetensförsörjning och organisationsutvec hantera frågor relaterade till arbetsmiljö och rehabilitering. Ekonomi och verksamhetsuppföljning Du ska kunna: ansvara för budgetarbete, prognoser och ekonomisk uppföljning. analysera ekonomiska utfall och identifiera behov av åtgärder. ta fram beslutsunderlag och ekonomiska analyser till prefekt och ledningsgrupp. följa upp verksamhetens resursanvändning och ekonomiska mål. säkerställa att ekonomiadministrativa rutiner följer gällande regelverk och interna riktlinjer. Regelverk och offentlig verksamhet Du skall kunna: arbeta i verksamhet som omfattas av statliga regelverk och myndighetsstyrning. säkerställa efterlevnad av lagar, interna styrdokument och riktlinjer. hantera frågor relaterade till offentlig förvaltning och myndighetsutövningens administrativa processer. tillämpa relevanta regelverk inom HR, arbetsrätt och offentlig verksamhetsstyrning. Ledningsstöd och samverkan Du ska kunna: fungera som operativt och strategiskt stöd till prefekt och ledningsgrupp. delta i och bidra till strategiskt ledningsarbete. samordna administrativa frågor mellan institution och universitetsförvaltning. samverka med interna och externa intressenter inom offentlig verksamhet. representera institutionen i administrativa och verksamhetsrelaterade frågor. Förändringsledning och utvecklingsarbete Du ska kunna: leda och genomföra förändrings- och utvecklingsarbete inom administrativ verksamhet. identifiera effektiviseringsmöjligheter och genomföra förbättringsåtgärder. stödja verksamheten vid organisatoriska förändringar. implementera nya administrativa arbetssätt och rutiner. Kommunikation och internationell miljö Du ska kunna kommunicera professionellt på svenska och engelska i tal och skrift. ta fram skriftliga beslutsunderlag, rapporter och presentationsmaterial på svenska och engelska. arbeta i internationell forsknings- och utbildningsmiljö. Kompetens och erfarenhet Du ska ha: minst fem (5) års dokumenterad erfarenhet av chefsroll med formellt personalansvar. självständigt kunna hantera HR-frågor på chefsnivå, erfarenhet av att leda administrativ verksamhet inom offentlig sektor. minst fem (5) års erfarenhet av verksamhetsstyrning innefattande budget, uppföljning och ekonomisk analys. minst fem (5) års erfarenhet av HR-relaterade arbetsuppgifter såsom arbetsrätt, samverkan, rekrytering och personalutveckling. erfarenhet av arbete i ledningsgrupp. erfarenhet av verksamhet som omfattas av statligt regelverk. akademisk examen om minst 180 hp inom främst HR eller inom ekonomi eller administration (eller annat område som bedöms likvärdigt) i kombination med lång och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat HR-arbete. mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i både tal och skrift. Språkkunskap ska minst omfatta: Svenska: minst nivå C1 enligt CEFR i Engelska: minst nivå C2 enligt CEFRii. under de senaste fem (5) åren ha genomfört minst ett (1) uppdrag i chefsroll inom kunskapsintensiv organisation med fler än 50 medarbetare. ha ledarskapserfarenhet från en komplex akademisk miljö, såsom högskola, universitet, myndighet eller annan offentlig verksamhet. bifoga CV där det tydligt framgår hur ovan angivna krav på kompetens och erfarenhet uppfylls.

Om verksamheten

Låter detta som ett uppdrag som kan passa dig? Uppfyller du de omfattande SKA karven ovan? Ja då skall du såklart söka tjänsten via länken i annonsen. Urvalet sker löpande och uppdraget kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut. Observera att du kommer att behöva redogöra för respektive krav ovan i CV eller bilaga hur du uppfyller kraven. Välkommen!

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.