Arbetsbeskrivning

Tentamensservice är en del av servicesektionen vid Fastighetsavdelningen och ansvarar för universitetets centralt samordnade salstentamina. Verksamheten hanterar stora volymer av examinationer med små felmarginaler och höga krav på samordning.

Under 2025 samordnade och genomförde vi cirka 2 500 tentor för drygt 30 institutioner, vilket motsvarar över 140 000 examinationer under cirka 200 tentamensdagar. Prognosen för 2026 pekar på en kraftig tillväxt med siktet på i storleksordningen 200 000 examinationer. Arbetet sker i återkommande cykler med nio tydliga tentamenstoppar.

Tentamensservice organisation utgörs idag av 17 personer som arbetar med ledning, planering, förberedelser och genomförande av tentor. Arbetet präglas av tydliga regelverk, högt tempo och krav på samordning. Det innebär perioder med hög belastning där flera aktiviteter pågår parallellt och behöver hanteras med små felmarginaler. Bemanning är en central förutsättning för att tentamen ska kunna genomföras enligt plan.

Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Anställningen utgörs huvudsakligen av en roll som bemanningssamordnare och är en del av Tentamensservice bemanningsfunktion. Gemensamt för alla som arbetar vid Tentamensservice är att vi delar ansvaret för att säkra den dagliga driften. Det innebär att du ibland behöver prioritera om och bidra i andra delar av verksamheten när belastningen är hög.

Rollen innebär operativ samordning av bemanningen vid de tentamenstillfällen som Tentamensservice genomför. Det innebär i praktiken att du och dina närmaste kollegor arbetar med att planera, schemalägga och följa upp så att det finns tillräckligt många tentamensvärdar i tjänst vid varje enskild tentamen. Sena avbokningar och sjukfrånvaro utgör en återkommande utmaning i verksamheten. Arbetet sker inom givna ramar men kräver att du kan prioritera, fatta snabba beslut och hitta lösningar i ett pågående flöde. I korthet kan rollen sägas ha en direkt koppling till om tentor kommer att kunna genomföras eller inte. Utan tentamensvärdar – inga tentor. Rätt bemanning av tentor, få akuta kriser och ett fungerande flöde trots störningar är alla exempel på när rollen gör precis det den är till för.

Bemanningsfunktionen består av tre personer och ansvarar för planering och samordning och utveckling av arbetet med tentamensvärdar. Rollen passar dig som trivs i ett operativt arbete där struktur, tempo och samordning är avgörande för att helheten ska fungera. Arbetet omfattar (men är inte begränsat till) följande arbetsområden-och uppgifter:

Bemanning

• förboka tentamensvärdar i god tid före kommande tentamenstillfällen
• schemalägga värdarnas faktiska arbetspass när tentamenstillfällena närmar sig
• hantera förändringar i bemanningen, till exempel vid sjukfrånvaro.

Samordning

• ha löpande kontakt med tentamensvärdar och ge stöd i frågor som rör arbetspass och anställning
• bidra till introduktion och utbildning av tentamensvärdar, samt utveckling av bemanningsarbetet
• löpande föra dialog med de kollegor som samordnar skrivplatser och stöd till anmälda studenter, samt med dem som arbetar med att samordna tentornas genomförande.

Administration

• löpande hantera personaladministrativa uppgifter kopplade till bemanning och schemaläggning.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• minst ett års erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av arbete med planering, logistik eller bemanning
• god förmåga att strukturera arbete med många samtidiga uppgifter
• mycket god svenska i tal och skrift.

Meriterande är:

• erfarenhet av schemaläggning eller personaladministration
• erfarenhet från offentlig verksamhet
• goda kunskaper i engelska.

Vi värdesätter att du:

• kan hålla ihop flera parallella uppgifter samtidigt
• arbetar strukturerat och noggrant även när förutsättningarna ändras och flera saker kräver din uppmärksamhet
• är lösningsorienterad och kan fatta beslut i ett pågående arbete
• trivs med att ha många kontaktytor och samarbeta med andra.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av Jerry Lindblom, chef och ansvarig för Tentamensservice verksamhet, tfn 08-12 07 67 11, [email protected].

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.