Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Enheten Verksamhetsstöd Inköp är en del av avdelningen inköp på Serviceförvaltningen. Inköpssupporten arbetar med att stötta och vägleda medarbetare i stadens organisation i inköpsprocessen och inköpssystemet. Vi är en viktig del i stadens arbete för att ge ökad avtalstrohet, kostnadsbesparingar, en effektivare och kvalitetssäkrad inköpsprocess, samt förbättrade möjligheter för uppföljning och analys.

Enheten har i dag 15 medarbetare och du kommer att ingå i ett ambitiöst supportteam på i dagsläget fyra personer där leverans, service och ständig förbättring står i fokus. Att vara drivande, framåt och ta ansvar är en självklarhet och tycker du dessutom att det är viktigt att trivas på jobbet så kan vi erbjuda dig goda möjligheter!

Vi erbjuder

• en modern, trivsam och utvecklande arbetsplats med kompetenta och engagerade kollegor
• kontinuerlig kompetensutveckling utifrån dina behov
• en roll där du får känna att du gör skillnad
• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• sommar- och vinterarbetstid, friskvårdsbidrag, semesterväxling och subventionerad massage på arbetsplatsen
• ljusa och nyrenoverade lokaler vid Globen, nära tunnelbana och tvärbana.
• läs gärna mer om våra förmåner här.

Din roll

Tillsammans med chef och kollegor på enheten ansvarar du för inköpssupporten till stadens medarbetare. Du får en viktig roll i att vägleda stadens medarbetare i frågor kring e-handel, inköp, stödsystem och beställningar.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att

• ge service till stadens medarbetare när det gäller inköpsfrågor
• ge vägledning och stöd i inköpsprocessen till stadens medarbetare
• ge vägledning och handhavandestöd stadens inköpssystem, upphandlingssystem, avtalssystem och spendverktyg
• ta emot synpunkter från användare och förmedla vidare till övriga enheten för möjliga förbättringar
• hålla i utbildningar både digitalt och i lokal för användare i systemet
• återkoppla och ha kontakt med avtalsförvaltare och eventuellt leverantörer.
• i samråd med ansvarig upphandlare ge vägledning vad gäller avtal, regler och policys för inköp
• ansvara för vissa administrativa uppgifter, till exempel enhetens fakturahantering.

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har

• en avklarad gymnasieutbildning med inriktning mot administration, service, ekonomi eller liknande som arbetsgivaren bedömer som relevant
• aktuell erfarenhet av kundsupport/kundtjänst där du huvudsakligen arbetat med att ge stöttning och vägledning via telefon, mejl och digitala kanaler
• mycket god och aktuell IT-vana (van användare av Office-paketet och digitala verktyg)
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Vi ser det som meriterande om du har

• erfarenhet av att hålla i utbildningar och/eller workshops, både digitalt och fysiskt i lokal
• erfarenhet av att ha arbetat i ett eller flera ärendehanteringssystem
• aktuell IT-vana, främst inom affärssystemet Agresso/Unit4 ERP och/eller upphandlings- och avtalssystemet Kommers
• erfarenhet av Stockholms stads övergripande inköpsprocess och kategoriarbete

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande förmågor

Vi söker dig som är serviceinriktad och har en naturlig förmåga att möta både interna och externa behov med ett professionellt och positivt bemötande. Du har en god pedagogisk insikt och kan på ett tydligt och enkelt sätt förklara rutiner och processer, oavsett mottagarens förkunskaper.

Som person är du engagerad i ditt arbete och bidrar aktivt till teamets utveckling. Du har en stark samarbetsförmåga och trivs i en roll där du arbetar nära kollegor och andra funktioner inom organisationen. Samtidigt är du självgående och tar eget ansvar för att driva dina uppgifter framåt.

Vidare är du noggrann och strukturerad, med ett öga för detaljer och kvalitet i det du levererar. Du säkerställer att inköpsprocesser hanteras korrekt och effektivt, och bidrar till att skapa ordning och reda i det dagliga arbetet.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Denna tjänst är ett vikariat med tillträde så snart som möjligt fram till 2027-08-31 med möjlighet till förlängning alternativt tillsvidareanställning.

Intervjuer på plats beräknas hållas torsdagen den 7 maj samt tisdagen den 12 maj.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 400 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.