Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Välkommen till skolan som gör skillnad på riktigt! Hagsätraskolan är en F-9 skola som ligger i sydvästra Stockholm och har 650 elever inkluderat tre LSU-grupper och två CSU-grupper. På skolan finns en stabil personalgrupp på 145 personal där ett stort välfungerande elevhälsoteam ingår.

Hagsätraskolan arbetar tillsammans för att skapa goda förutsättningar för eleverna och tar ansvar för att utveckla elevernas förmågor och kompetenser. Skolans strävan är att alltid hålla en hög kvalitet inom alla områden och personalgrupper.

Hagsätraskolan lägger ett stort fokus på att tillgängliggöra undervisningen för alla eftersom det gynnar elevernas kunskapsutveckling. En av styrkorna i arbetet är det relationella förhållningsätt som genomsyrar alla delar av verksamheten. 

Skolan har en vilja att ständigt utvecklas. Just nu är vi en del av KSBS (Kommunal Samverkan för Bästa Skola) där några av fokusområdena är undervisningsutveckling och mjuka förmågor.

Läs mer om oss här

Din roll

I rollen som skolsekreterare arbetar du med att ge service, information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande. Du arbetar löpande med skolans dokumenthantering och ekonomiadministration. Du samordnar inköp och beställningar. Du jobbar med intern och extern fakturering, diarieföring och arkivering samt posthantering.

Utöver detta tillkommer andra arbetsuppgifter som förekommer på en skolexpedition, så som vikarieanskaffning, informationshantering inom skolan, registrering av uppgifter i BER (barn- och elevregistret).

Andra exempel på arbetsuppgifter som kan ingå i uppdraget är:

• telefonservice
• personalrapportering
• registrering av personalens frånvaro
• omdömes- och betygshantering

Din kompetens och erfarenhet

Krav

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Tidigare dokumenterad erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och skola.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom såväl ekonomi- som personaladministration med ett stort servicefokus och med många utåtriktade kontakter.
• Goda datorkunskaper och erfarenhet av att arbeta i Office-paketet, främst Word och Excel
• Mycket goda kunskaper i det svenska språket

Meriterande

• Dokumenterad erfarenhet från liknande uppdrag.
• Kunskaper i systemen Agresso, eDok, Infomentor och BER.
• Kunskaper i LISA och relevanta delar av Serviceförvaltningens E-tjänster.
• Goda kunskaper i system för såväl ekonomiuppföljning som personaladministration.
• Även meriterande om du har vana från Office365 och Teams.
• Avslutad högskoleutbildning inom ekonomi, personal eller administration är meriterande.

   

Rollen som skolsekreterare på Hagsätraskolan

För att lyckas i rollen som skolsekreterare på Hagsätraskolan ska du vara noggrann, strukturerad och självgående.

Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer.

Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan.

Arbetstempot är bitvis högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt.

Som person har du god helhetsförståelse och kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter.

Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet.

Du ska ha en god digital kompetens och förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Som skolsekreterare behöver du ha grundläggande kunskap och förståelse för hur beslut fattas inom offentlig förvaltning.

Vi söker dig som har mycket god samarbetsförmåga och kommunicerar med andra på ett lyhört och smidigt sätt.

Du har ekonomisk medvetenhet och ser till helheten gällande hur administrativa, ekonomiska och pedagogiska processer samspelar för att stödja skolans uppdrag.

Samtidigt är du lyhörd i dialogen med dina kollegor, skolledning och din omgivning.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Nivåtester kommer att genomföras i samarbete med Serviceförvaltningen i Stockholms stad. Dessa tester genomförs digitalt och instruktioner skickas ut från Serviceförvaltningen efter att ansökningstiden har gått ut.

Tester kan endast genomföras på dator, ej telefon eller andra mobila verktyg.

Välkommen med din ansökan om du tillsammans med oss vill vara med och göra skillnad för våra elever!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.