Arbetsbeskrivning

KTH söker nu en engagerad lagspelare till teamet för leverantörsprocessen inom ekonomiavdelningen. Vi letar efter dig som har rätt inställning, kompetens och vilja att tillsammans med kollegor leverera service av hög kvalitet och bidra till verksamhetens framgång. Känner du igen dig? Då ser vi fram emot din ansökan! Arbetsuppgifter Som reskontraadministratör har du en central roll i leverantörsprocessen och ansvarar för den löpande hanteringen av leverantörsfakturor. Du är den som har direktkontakt med leverantörer när fakturor behöver kompletteras, rättas eller utredas. I rollen arbetar du med att hantera fakturaärenden i vårt ärendehanteringssystem, inklusive scanning, validering och uppföljning i attestflödet via så kallade jagarlistor i Agresso. Du ansvarar även för att ta fram bankkvitton i samband med revisioner samt bidrar till att hålla våra manualer och lathundar uppdaterade och relevanta. En viktig del av arbetet är att stödja och driva utvecklingen mot en hög andel e-fakturor. Idag utgör e-fakturor drygt 90 procent av den totala fakturavolymen. Arbetet sker löpande i nära dialog med både leverantörer och verksamheten. Resterande fakturor hanteras i ReadSoft Online, en molnbaserad lösning för automatiserad fakturahantering. Arbetet innebär även att hantera mer komplexa fakturor som kräver manuell handläggning och utredning, vilket ställer krav på noggrannhet och analytisk förmåga. Vi befinner oss i en utvecklingsfas där vi ser över våra digitala verktyg och hur vi på bästa sätt kan dra nytta av ny teknik, såsom AI, inom reskontrafunktionen. Här får du möjlighet att bidra till förbättringar och utveckling av våra arbetssätt. Om avdelningen/gruppen Betalningsflöden och systemsupport (BoS) är en grupp inom Ekonomiavdelningen på KTH med ansvar för att hantera och utveckla KTH:s samtliga betalningsflöden och betallösningar. Gruppen består av 23 medarbetare med olika kompetenser, däribland reskontraadministratörer, reskontraekonomer, två processledare, en systemförvaltare samt en gruppchef. Kvalifikationer Krav - Ekonomi på gymnasienivå eller annan utbildning och/eller erfarenhet som vi bedömer som likvärdig - Kommunikativ förmåga och samarbetsvilja - Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift . Båda språken krävs i det dagliga arbetet då vi arbetar i en internationell miljö. - Goda kunskaper i Office-paketet och då specifikt i excel. - Hög IT mognad och lätt att ta in nya digitala verktyg - Tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter  Personliga egenskaper För att trivas och lyckas i rollen är du en ansvarstagande person som driver ditt arbete framåt och levererar med kvalitet inom givna tidsramar. Du har ett strukturerat arbetssätt och ett öga för detaljer, samtidigt som du är nyfiken på förbättringar och utveckling av arbetssätt och processer. Du kommunicerar tydligt och har god förmåga att arbeta såväl självständigt som i nära samarbete med andra. Du kommer att ingå i vårt leverantörsreskontrateam där samarbete och hjälpsamhet är en självklar del av vardagen. Därför är det viktigt att du har en stark servicekänsla och trivs i en roll med många kontaktytor. Som person är du engagerad, initiativtagande och prestigelös. Du bidrar aktivt till gruppens gemensamma mål och tar ansvar för att driva ditt arbete framåt inom ramen för din roll. Meriterande - Erfarenhet av tolkning och validering i APS system - Erfarenhet av affärssystemet Agresso  - Erfarenhet av processförbättringar Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Bli en del av KTH   KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet. https://www.kth.se/om/jobba-pa-kth Fackliga representanter Kontaktuppgifter till https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. Ansökan Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time). Om anställningen  Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal. Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Övrigt För https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440 i samband med rekrytering. Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.