Arbetsbeskrivning

Gör skillnad. Varje dag. Verksamhetsområdet (VO) Ambulans ansvarar för ambulansverksamhet i nordvästra och sydvästra Skåne med ambulansstationer på tio orter. Ambulanssjukvården i Region Skåne har utvecklats till en regionalt likställd verksamhet, med samarbete över tidigare länsgränser, gränslös dirigering, gemensamma behandlingsriktlinjer och gemensam kompetensutveckling. Vidare omfattar verksamhetsområdet cirka 450 medarbetare. ARBETSUPPGIFTER Nu välkomnar vi en operativ chefssekreterare som blir en del av staben för VO Ambulans och fungerar som ett viktigt stöd till ledningsfunktionerna. I rollen som chefssekreterare har du en central funktion med ansvar för olika administrativa uppgifter. Du arbetar proaktivt för att ge stöd och service som avlastar verksamheten, enhetscheferna och den biträdande verksamhetschefen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av att förbereda, skicka kallelser, skriva protokoll samt följa upp de möten som den biträdande verksamhetschefen ansvarar för, exempelvis samverkansmöten, ledningsgruppsmöten och överläggningar. Du bokar även resor och möten vid behov. Uppdraget innefattar dessutom viss administration för de enhetschefer som ingår i verksamhetsområdet och som är direkt underställda den biträdande verksamhetschefen. Utöver de operativa arbetsuppgifterna ingår även flera övergripande administrativa uppdrag. Det kan handla om inköp, uppdatering av Skånekatalogen, arbete i dokumenthanteringssystemet DokIT och hantering av hemvist. Du ansvarar även för patientadministration kopplat till patientsäkerhetsärenden, fakturahantering i Raindance, IT beställningar, telefoni samt administration i HR fönstret. Placeringen är i Lund, men eftersom tjänsten är operativ innebär den även aktiv närvaro på våra huvudstationer i Malmö, Landskrona, Helsingborg och Ängelholm. KVALIFIKATIONER Vi välkomnar dig som har godkänd gymnasieutbildning, gärna kompletterad med eftergymnasial vidareutbildning med relevans för tjänsten. Det är önskvärt att du är en erfaren administratör eller har jämförbar utbildning och erfarenhet, gärna med bakgrund i kvalificerat sekreterararbete, exempelvis som chefssekreterare. Vidare är giltigt B-körkort ett krav då resor förekommer i tjänsten. Du behöver även ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, medan goda kunskaper i engelska är önskvärt. Det är meriterande med erfarenhet av arbete i Outlook och god vana av Office 365. Därtill är det också en fördel om du har erfarenhet av fakturahantering i Raindance, registrering i personalsystemet HR fönstret samt kunskap om offentlig verksamhet och relevant lagstiftning. Har du dessutom god kännedom om Region Skånes organisation är detta ytterligare en merit. För att lyckas i rollen behöver du ha stark administrativ förmåga och arbeta noggrant även när tempot varierar. Du organiserar ditt arbete väl, tar initiativ och kan fatta beslut självständigt, samtidigt som du värdesätter ett gott samarbete. Då kontaktytorna är många är det viktigt att du har hög servicekänsla samt ett positivt och kvalitetsmedvetet förhållningssätt. Du visar engagemang, har lätt att se helheten i verksamheten och hanterar både interna och externa kontakter med integritet, diskretion och god kommunikationsförmåga. Därtill är du proaktiv och lyhörd, trivs med att hantera frågor av olika slag och har förmåga att lösa problem på ett konstruktivt och genomtänkt sätt. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. I den här rekryteringen arbetar vi med löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag! ÖVRIGT Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt. Medicinsk service är en av Region Skånes tolv hälso- och sjukvårdsförvaltningar, med cirka 2 000 medarbetare. Vi möter vårdens behov av ambulanssjukvård, bild- och laboratorieteknik, klinisk träning och laboratoriemedicin. Den laboratoriemedicinska verksamheten omfattar områdena arbets- och miljömedicin, biobank, genetik, immunologi och transfusionsmedicin, kemi, farmakologi, mikrobiologi samt patologi. Även smittskydd och vårdhygien tillhör förvaltningen. Inom förvaltningen bedriver vi även forskning. På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. När du söker ett jobb hos Region Skåne blir din ansökan en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna behandlas och sparas enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.