Arbetsbeskrivning

Avaron AB är ett växande konsultbolag som matchar din spetskompetens med marknadens mest intressanta uppdrag och erbjuder en plattform där din utveckling står i centrum.

Vi söker en avdelningsadministratör för ett uppdrag i en samhällsviktig verksamhet inom energisektorn. Du blir ett viktigt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer i en tekniskt orienterad organisation. Rollen är central för att skapa struktur, avlasta chefer i det dagliga arbetet och säkerställa att administrativa processer fungerar effektivt.

Du arbetar självständigt med stort eget ansvar och har många kontaktytor inom verksamheten. Uppdraget omfattar både löpande administration och stöd till ledningsgruppsarbete, kommunikation och interna processer.

• Ge administrativt stöd till chefer genom kalenderhantering, mötesbokningar och framtagning av mötesmaterial och presentationer.
• Samordna administrativ hantering och underlag kopplade till medarbetare och konsulter, exempelvis delegeringar och jävsdeklarationer.
• Stötta vid onboarding och offboarding samt beställa utrustning, behörigheter och accesser.
• Hantera semesterlistor, introduktionsinsatser och interna aktiviteter.
• Stötta inköp och enklare ekonomiadministration, inklusive rapportering från UBW samt fakturahantering och kontering vid behov.
• Planera interna möten, workshops och konferenser samt boka lokaler, teknik och catering.
• Skapa agendor, skriva protokoll och stötta ledningsgruppen med årshjul, mötesplanering, dokumentation och uppföljning av actions.
• Uppdatera intranät och presentationsmaterial samt hantera dokument på filserver och SharePoint, inklusive diarieföring.
• Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet samt samverka med administratörsnätverket.

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration.
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med arbetsuppgifter såsom dokumentation, uppföljning och rapportering av enheters verksamhet, mötes- och konferensbokningar samt resebokningar, protokollskrivning, planering av möten och workshops, on-/offboarding av medarbetare och konsulter samt beställningar av olika slag.
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office-program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Möjlighet att genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning (kräver svenskt medborgarskap, dubbla medborgarskap medges ej)

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, till exempel statlig eller kommunal.
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

Våra tjänster kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, då vi hanterar ansökningarna löpande. Vi rekommenderar dig därför att söka så snart som möjligt.