Arbetsbeskrivning

Vi söker en erfaren administratör som vill bidra till en välfungerande och strukturerad verksamhet inom en större teknisk organisation. I rollen arbetar du nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och fungerar som ett centralt administrativt stöd i det dagliga arbetet.

Uppdraget innebär att du självständigt planerar, koordinerar och genomför administrativa arbetsuppgifter som bidrar till att effektivisera och avlasta chefer och verksamhet. Rollen är bred och varierad och omfattar både operativ administration, mötes- och eventkoordinering samt stöd i personal- och ekonomirelaterade frågor.

Du kommer att arbeta i nära samarbete med chefer och andra administratörer och bidra till att skapa struktur, god kommunikation och effektiva arbetssätt inom avdelningen.

• Kalenderhantering och mötesbokningar
• Förberedelse av mötesmaterial och presentationer
• Administrativ samordning av underlag och beslut kopplat till konsulter och medarbetare
• Uppdatering av intranätssidor och intern information

• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter
• Beställning av utrustning, behörigheter och accesser
• Hantering av semesterlistor
• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

• Inköp av material, utrustning och tjänster
• Sammanställning av enklare ekonomisk rapportering
• Fakturahantering och kontering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser
• Bokning av lokaler, teknik och catering
• Framtagande av agendor och protokoll
• Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp, inklusive planering av möten, dokumentation av beslut samt uppföljning av aktiviteter

• Uppdatering av intranät och presentationsmaterial
• Framtagande av enklare beslutsunderlag
• Dokumenthantering i filserver och samarbetsplattformar
• Diarieföring
• Framtagning och uppdatering av rutiner inom ansvarsområdet
• Samverkan med organisationens administratörsnätverk

Administratören arbetar nära flera chefer inom avdelningen och planerar arbetet tillsammans med dem genom regelbundna avstämningar. Rollen innebär ett stort eget ansvar för att prioritera arbetsuppgifter och bidra till att verksamheten fungerar effektivt.

Arbetet omfattar bland annat:

• Stöd till avdelningens ledningsgrupp
• Administrativt stöd till flera enhets- och sektionschefer
• Samordning av avdelningsgemensamma aktiviteter och kommunikation

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration
• Minst 5 års erfarenhet av arbete som administratör med arbetsuppgifter såsom:
  • dokumentation, uppföljning och rapportering
  • mötes- och konferensbokningar
  • protokollskrivning
  • planering av möten och workshops
  • onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter
  • beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial eller IT-utrustning
• Minst 3 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)
• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av ekonomisystem, exempelvis UBW/Agresso eller motsvarande