Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan! HR- och kommunikationsavdelningen består av fyra enheter; Kommunikationsenheten, HR-utveckling, HR-service och Bemanning- och rekryteringsenheten. Bemanning- och rekryteringsenheten är en kommungemensam enhet för bemanning och rekrytering. På enheten arbetar HR-administratörer och HR-konsulter inriktning rekrytering. Inom enheten finns även två yrkesinriktade personalpooler som utgör en viktig funktion i bemanningsarbetet. Poolerna består av tillsvidareanställda barnskötare och undersköterskor som arbetar inom förskola samt vård och omsorg utifrån verksamheternas behov. Enheten leds av två gruppchefer och en enhetschef. Arbetsplatsen för denna tjänst är centralt belägen i stadshuset, med en kort promenad till tågstation och bussförbindelser. Distansarbete upp till 50% är avtalat inom sektorn. ARBETSUPPGIFTER Vill du arbeta i en roll där du gör verklig skillnad för både verksamheter och timvikarier? Som HR-administratör bidrar du till att säkerställa rätt kompetens i rätt tid och är en viktig del i att få kommunens verksamheter att fungera varje dag. Som HR-administratör på Bemanning- och rekryteringsenheten arbetar du operativt med bemanning, personaladministration och generella personalfrågor kopplade till timanställda. Du hanterar anställningar upp till sex månader och är en central kontakt för både chefer och vikarier. Tillsammans med dina kollegor ansvarar du för bemanningen av vikarier inom kommunens samtliga verksamheter. Rollen innebär många kontaktytor och ett serviceinriktat arbetssätt, där ett professionellt bemötande och hög tillgänglighet är en självklar del av uppdraget. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är: • Bemanna inkomna beställningar utifrån verksamheternas behov. • Besvara inkommande frågor via telefon och e-post. • Ta emot sjukanmälningar. • Administrera och registrera frånvaro, övertid samt ändringar av arbetspass i aktuella system. • Följa upp vikarier och bemanningsbehov, exempelvis vid frånvaro. • Arbeta proaktivt genom uppföljning och statistik för att förutse kommande behov. • Samverka med bland annat chefer, samordnare, vikarieanskaffare, HR-service, rekryterare och vikarier. • Delta i samverkansmöten inom enheten och med kommunens verksamheter inom ditt ansvarsområde. Bemanning- och rekryteringsenheten har öppet årets alla dagar mellan kl. 06.30 och 17.15. Arbetstiden är schemalagd inom dessa tider, inklusive helger. KVALIFIKATIONER Du trivs i en serviceinriktad roll och i en händelsestyrd verksamhet där arbetsdagen formas utifrån aktuella behov. Du har förmåga att prioritera och anpassa ditt arbetssätt efter situationen. Formella krav: Det är för tjänsten ett krav att du har tidigare erfarenhet av att arbeta i en serviceinriktatroll där dina huvudsakliga arbetsuppgifter varit att ge professionell vägledning, information och support via telefon och digitala kanaler. Det är meriterande om du har: • Högskole- eller universitetsutbildning inom personal och arbetsliv eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. • Erfarenhet av bemanningsarbete. • Erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter i en stödjande funktion. • Vana att arbeta i  personalsystem såsom schema och bemanning-, löne- , rekrytering och/eller ärendehanteringssystem. För att trivas och lyckas i tjänsten är dina personliga egenskaper viktiga. Du är: • Kundfokuserad: Du sätter kundens behov i centrum och säkerställer leveranser med hög kvalitet och god service. Du arbetar strukturerat och metodiskt, tar ansvar för dina uppgifter och driver arbetet framåt med både noggrannhet och effektivitet. • Kommunikativ: Du kommunicerar tydligt och förtroendeingivande, anpassar ditt sätt att kommunicera efter mottagaren och är en aktiv och lyhörd samtalspartner. • Samarbetsorienterad: Du bygger förtroendefulla relationer och samverkar med ett öppet och prestigelöst förhållningssätt. Genom din ödmjukhet och professionalism bidrar du till ett gott samarbetsklimat. • Flexibel: Du ställer om vid förändrade förutsättningar och möter nya situationer med ett lösningsorienterat förhållningssätt. Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Vi erbjuder dig Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du • generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår • ersättning för friskvård och motion när du är anställda mer än tre månader • flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Läs mer om våra förmåner här: https://www.gavle.se/formaner Vår värdegrund Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar. Läs mer om oss som arbetsgivare och hur det är att arbeta i Gävle kommun här: https://www.gavle.se/jobbahososs Här kan du läsa mer om vår organisation: https://www.gavle.se/organisation Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.