Arbetsbeskrivning

Har du kompetens inom informationshantering och vill bidra till den pågående utvecklingen av myndighetens diarieföring? Nu söker vi en registrator/dokumentcontroller för en central roll i hanteringen av Skolverkets informationsflöde. Var med och bidra till skolans framtid! Om jobbet Som registrator/dokumentcontroller har du en viktig roll kring hanteringen av Skolverkets ärenden och handlingar samt vid frågor om registrering. Du tar emot inkomna handlingar via olika kanaler, t.ex. e-post och fysisk post, och diarieför. På begäran lämnar du också ut vissa typer av diarieförda handlingar. Skolverket byter snart till Public 360 som diarie- och ärendehanteringssystem och systemet är ditt främsta arbetsverktyg. Som registrator/dokumentcontroller kvalitetssäkrar du diarieförda ärenden i det centrala diariet och förbereder slutbehandlade diarieförda ärenden för arkivering. I din roll ingår också att informera och hålla utbildningar internt i registrering och dokumenthantering. Du besvarar dagligen frågor kring diarieföring och informationshantering från Skolverkets medarbetare. Registraturen hanterar även frågor från allmänheten via e-post och telefon och samordnar vissa typer av myndighetsgemensamma ärenden. Utvecklingsarbete är en väsentlig del i uppdraget och du medverkar vid utarbetande och utveckling av nya rutiner inom registraturen samt bidrar aktivt i förvaltningen av diarie- och ärendehanteringssystemet. I din roll kommer du aktivt att bidra till den pågående utvecklingen av myndighetens diarieföring. Du tillhör ett team med de andra registratorerna/documentcontrollers på Skolverket, där ni arbetar tillsammans och utefter ett schema. Registraturen ingår i Enheten för informationsförvaltning och säkerhet. Inom enheten arbetar vi tvärfunktionellt, och du bidrar med din kompetens i det arbetet. Enheten ansvarar bland annat för arkivfunktionen, informationssäkerhet och det interna beredskapsarbetet. * * * * * "Hos oss får du en möjlighet att ha en central roll i att utveckla och bygga vidare på Skolverkets informationsförvaltning tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor" Linda Sjödin, enhetschef/säkerhetschef * * * * * Du arbetar på vårt moderna och rymliga kontor i Solna Business Park. Du kan också ha möjlighet att arbeta upp till 50% på distans.  Om dig För att göra ett bra jobb och trivas hos oss behöver du stå för och leva upp till den statliga värdegrunden och till våra kärnvärden för medarbetarskap: förebild, tillit, ansvar, samarbete och utveckling. Läs mer på www.skolverket.se/jobb I det här jobbet ska du ha eftergymnasial utbildning med samhällsvetenskaplig eller humanistisk inriktning, alternativt annan inriktning som vi bedömer likvärdig, aktuell erfarenhet av arbete som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter, aktuell erfarenhet från arbete i offentlig sektor, erfarenhet av att arbeta med diarieföring i ett digitalt dokument- och ärendehanteringssystem, god förmåga att praktiskt använda olika IT-stöd och applikationer som förekommer i verksamheten, god kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftningen, mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.  Det är önskvärt att du har högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller registrering. Det är även önskvärt med erfarenhet av arbete i systemet Public 360 och erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering. Som person behöver du ha en god förmåga att kommunicera och förmedla ditt budskap på ett pedagogiskt sätt, ha mycket god samarbetsförmåga då tjänsten innebär många interna och externa kontakter, vara lyhörd för verksamhetens behov och ha en väl utvecklad känsla för service, vara noggrann, kunna prioritera och arbeta på ett strukturerat sätt, vara självgående och ansvarstagande, ha förmågan att se till helheten och lösa problem som uppstår. Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. En anställning hos oss kan innebära att befattningen placeras i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med eller utan registerkontroll kan därför komma att göras före beslut om anställning. Säkerhetsprövning genomförs enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Skolverket är en beredskapsmyndighet och vid anställning kan du komma att krigsplaceras vid Skolverket. Viktigt att veta Sista ansökningsdag är 8 mars. Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader. När du registrerar din ansökan får du svara på några frågor i stället för att bifoga ett personligt brev. Läs gärna igenom ansökningsformuläret och förbered dina svar innan du gör ansökan. Skolverket arbetar för att alla barn och elever ska få en bra och likvärdig utbildning i en trygg miljö. Vi stödjer på olika sätt den svenska förskolan, skolan och komvux. Som medarbetare på Skolverket är du med och bidrar till att skapa goda förutsättningar för barns och elevers utveckling och lärande. Lär känna oss bättre genom att besöka vår webbplats https://www.skolverket.se/jobb. Vårt uppdrag – skolans framtid.