Arbetsbeskrivning

Vill du kombinera ansvar för kontor och reception med en koordinerande roll inom HR i ett internationellt bolag? För kunds räkning söker vi nu en Office Manager & HR-administratör som vill ta ett helhetsansvar för att skapa en välfungerande, välkomnande och professionell arbetsplats i centrala Stockholm.

Det här är en bred och varierad roll för dig som trivs med att vara navet i en mångkulturell verksamheten där du kombinerar struktur, service och administration med ett genuint engagemang för människor och positiv kontorskultur.

Arbetstiden är förlagd till 08.00-16.30 måndag till torsdag, med viss möjlighet till flextid.

Om rollen Majoriteten av rollen baseras i Office Manager-arbetsuppgifterna. Genom detta ansvarar du för den dagliga driften av kontoret och receptionen. Du är första kontaktpunkt för besökare och kollegor, säkerställer att kontoret är organiserat och trivsamt samtidigt som du driver förbättringar i rutiner och administrativa arbetssätt. Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt, där du samordnar leverantörer, har dialog med hyresvärd och säkerställer att kontoret fungerar smidigt i vardagen.

HR-administratörsuppgifterna sträcker sig förbi kontorets väggar och grundar sig i nära samarbete med HR-teamet. Här stöttar du i processer kring dokumentation, avtal och personaladministration för flertal olika länders kontor inom företaget. Långsiktigt kan rätt person växa in och få större ansvar inom HR-relaterade arbetsuppgifter.

I rollen ingår bland annat:

• Ansvar för kontorets dagliga funktion, struktur och trivsel

• Bemanning av reception och välkomnande av besökare

• Leverantörskontakter, avtal och samordning kring kontorsdrift

• Daglig rondering av kontor, mötesrum och gemensamma ytor för att praktiskt säkerställa ordning och trivsel

• Hantering av generell inkorg samt inkommande och utgående leveranser

• Administrativt stöd till HR

• Deltagande i arbetsmiljöarbete och praktisk implementering av relevanta rutiner

• Planering och koordinering av interna aktiviteter såsom frukostar och sociala event

Vi söker dig som Har erfarenhet från en bred administrativ roll, exempelvis som Office manager, koordinator eller liknande. Du är strukturerad och självgående, med förmåga att hantera flera parallella uppgifter utan att tappa noggrannhet eller kvalitet.

Du trivs i en dynamisk miljö där dagarna varierar och där du får kombinera planerade arbetsuppgifter med ad hoc-ärenden. Som person är du serviceinriktad, kommunikativ och prestigelös. Du tar initiativ, ser förbättringsområden och driver dina uppgifter framåt.

Har du därintill tidigare erfarenhet av administrativa HR-uppgifter alternativt studier inom området är det starkt meriterande.

Vem du är och vad vi ser gärna att du har:

• Erfarenhet från liknande roller

• Erfarenhet av HR-administration inom yrkeslivet eller studier

• God systemvana och lätt för att sätta dig in i nya verktyg

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift, för professionellt bruk.

• Goda kunskaper i Microsoft Office och Outlook

I grund och botten är detta en social roll, där du har möjlighet att skapa en fantastisk kontorsvardag för dina kollegor på plats. Du har utrymme - samt främjas i en miljö - där du faktiskt har möjlighet att ta tag i ärenden och se till att uppgifter/förändringar genomförs.

Denna sociala och drivande sida kombinerar du med hög integritet där du är trygg i att hantera konfidentiell information. Övergripande är du en relationsskapande, lösningsorienterad person som trivs med att vara den som får vardagen att fungera för andra.

Om Joyweek Detta är ett konsultuppdrag via Joyweek med placering hos kund i centrala Stockholm.

Joyweek är en helhetsleverantör inom mjuka facility management-tjänster. Vi skapar glädjefyllda, hållbara kontor & fastigheter där människor trivs, presterar och vill stanna kvar. Med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Linköping, Östersund, Karlstad, Härnösand, Bräcke och Oslo är vi cirka 300 medarbetare som tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för över 2 350 kunder i Norden. Vi omsätter 450 MSEK och ägs av Verso Capital.

Inom vår bemanningsverksamhet samarbetar vi nära våra kunder för att matcha rätt person till rätt långsiktiga uppdrag. Som konsult hos oss erbjuds du en trygg anställning med kollektivavtal, nära dialog och stöd i ditt uppdrag samt möjlighet att utvecklas i din roll. Vi erbjuder även förmåner som förskottssemester, friskvårdsbidrag och lunchkort under din anställning.

Läs gärna mer på www.joyweek.se

Övrig information Start: Mars 2026 Omfattning: 75%. Arbetstider: Mån-Tors 08 - 16.30. Plats: Centrala Stockholm. Anställningsform: Tillsvidareanställning: konsultuppdrag via Joyweek.