Arbetsbeskrivning

Är Du en serviceinriktad person som på ett professionellt och engagerat sätt vill ge dina kollegor och myndighetens chefer stöd och avlastning, besvara frågor och lösa problem i arbetsvardagen? Vill du arbeta med en stor variation av frågor och arbetsuppgifter där du får chansen att bli del av ett härligt team? Vi söker nu en lagspelare till vår interna kundtjänst Bikupan. Naturvårdsverkets serviceenhet söker en handläggare som vill vara med och stärka och utveckla Naturvårdsverkets interna kundtjänst, Bikupan. Som handläggare i Naturvårdsverkets interna kundtjänst blir du en del av Serviceenheten, som utöver vår interna service även ansvarar för myndighetens kundtjänst, fastighetsfrågor samt miljö- och jämställdhetssamordning. Enheten har 15 medarbetare, varav 4 i Bikupan, som är fördelade mellan kontoren i Stockholm och Östersund. Vi utökar nu teamet med två tjänster, en på vardera orten. Arbetsuppgifterna för tjänsten ligger i den interna kundtjänsten Bikupan, men du kommer att vara del av och en resurs för hela Serviceenheten och kan vid behov få hjälpa till inom något av enhetens övriga områden. Dina arbetsuppgifter Att arbeta i den interna kundtjänsten Bikupan innebär att vara första linjens kontakt för interna frågor, motsvarande en front office. Din huvuduppgift blir att ta emot och hantera frågor som inkommer via fysiska besök eller digital kontakt från myndighetens anställda. Bikupan arbetar kontinuerligt med att förbättra och effektivisera sitt stöd till övrig verksamhet och du kommer att ingå i det pågående nya uppdraget med att utveckla ett särskilt riktat chefsstöd. I rollen ingår övergripande administrativt stöd, som exempelvis att göra inköp, att boka, förbereda och facilitera möten, konferenser och resor. Som handläggare i Bikupan använder och administrerar du regelbundet olika system, t.ex. för digitala signeringar, enkätverktyg, konferensinbjudningar, utfärdande av passerkort samt daglig ärendehantering. Du ger även användare vägledning i att använda våra system för bl.a. inköp, fakturahantering, tidrapportering och resebokning. För detta krävs att du är bekväm och van vid att använda och växla mellan olika digitala verktyg och på ett pedagogiskt sätt kan förmedla instruktioner. Du kan även behöva ta fram manualer och checklistor som gör det enkelt för användare att förstå och göra rätt. Har du ett intresse för och kunskap kring AI som arbetsverktyg och ser vi gärna att du bidrar på det området kopplat till vårt uppdrag. Arbetets utformning ställer höga krav på din flexibilitet och prestigelöshet i att åta dig alla typer av arbetsuppgifter som är aktuella för stunden samt att kunna ta gemensamt ansvar för fördelning och arbetsbelastning i gruppen.     Din kompetens Krav för anställningen • som lägst gymnasial utbildning • några års erfarenhet av serviceinriktat arbete • van användare av Officepaketet/Microsoft 365 • kunna ta till sig information och förmedla den vidare på ett pedagogiskt sätt både i muntlig och skriftlig form • mycket god svenska och i tal och skrift • god engelska i tal och skrift   Meriterande • arbetslivserfarenhet från statlig myndighet  • erfarenhet av att leda projekt • erfarenhet av mötesfacilitering • erfarenhet av inköp och upphandling inom offentlig sektor   Personliga egenskaper Att du har en positiv, hjälpsam och serviceinriktad inställning är något som vi värderar högt. Vidare bör du vara en skicklig och strukturerad administratör Du ska vara pedagogiskt lagd för att kunna förklara och föra information vidare och vägleda andra, vilket innebär att du är duktig på att kommunicera. Du bör vara en person som behåller lugnet även vid arbete under tidspress och håller ordning och reda omkring dig. För att kunna bidra i vårt utvecklingsarbete behöver du vara ansvarstagande och drivande på ett sådant sätt att du kan anta arbetsuppgifter och se till att genomföra dem från start till mål. Du ska tycka om att jobba i ett team där alla hjälps åt att för att få en jämn arbetsbelastning, stämmer av med varandra och tar gemensamt ansvar för att hålla varandra uppdaterade på ny information. Samtidigt ska du vara självgående och trygg med att hantera ärenden på egen hand och tycka om att ta ansvar för individuellt utpekade arbetsuppgifter. För att passa i rollen ser vi att du är en prestigelös problemlösare som har förmågan att ge riktigt god service. Slutligen är det viktigt att du uppskattar mötet med människor och trivs med att vara fysiskt på arbetsplatsen för att bemanna vår servicedesk och utföra praktiska arbetsuppgifter på plats.   Om anställningen Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Anställningens placering är i Stockholm eller Östersund med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar individuell lönesättning. Ansökan Välkommen med din ansökan senast 15 mars  Kontakt Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Ann-Christine Lundberg. Du kan även kontakta våra fackliga företrädare för Saco-S eller ST. Samtliga nås via kundtjänst, tel.nr. 010-698 10 00.   Varför ska du arbeta hos oss? Naturvårdsverket värnar om ett hållbart arbetsliv och en god arbetsmiljö. Vi erbjuder våra medarbetare goda möjligheter till distansarbete, företagshälsovård och personalstöd, friskvårdstimme och friskvårdsbidrag, samt olika aktiviteter via vår sport- och friluftsförening och kulturförening. Välkommen till våra moderna kontor i en organisation med ett viktigt uppdrag. Vi är en arbetsplats med trevliga kollegor och ett närvarande ledarskap där vi samlas kring vårt övergripande uppdrag som syftar till att förbättra miljön för nuvarande och kommande generationer.  Naturvårdsverket