Arbetsbeskrivning

När du jobbar på länsstyrelsen får du använda din kunskap på landets bredaste myndighet. Länsstyrelsen är statens företrädare i länet och ser till att nationella mål får genomslag. Med hänsyn till regionala förutsättningar gör vi avvägningar mellan olika samhällsintressen. Detta genom samarbete mellan experter inom en rad olika områden och i samverkan med myndigheter, kommuner och organisationer. På länsstyrelsen skapar vi samhällsnytta och påverkar samhällsutvecklingen, varje dag. Det är ett viktigt uppdrag, ett stort ansvar och en inspirerande möjlighet. Låt din kunskap bli en kraft för Östergötland. Vill du Arbeta i en verksamhet med ett viktigt samhällsuppdrag och bidra till att myndighetens information hanteras korrekt, säkert och tillgängligt? Vi söker nu tre registratorer till Enheten för centraldiariet. Om tjänsten Som registrator tillhör du Enheten för centraldiariet, där du blir en del av ett team med cirka tio kollegor som arbetar med arkiv och registratur. Tillsammans arbetar ni för en effektiv, säker och lagenlig hantering av Länsstyrelsens handlingar. Som registrator arbetar du med både digital och fysisk diarieföring och ansvarar för att handlingar hanteras i enlighet med lagstiftning och interna rutiner. I rollen ingår även arbete med informationssäkerhetsklassade handlingar, utbildning och stöd till verksamheten samt kvalitetskontroller och förbättringsarbete. Du är också en viktig del av processen för utlämnande av allmänna handlingar och bidrar till att säkerställa myndighetens service och rättssäkerhet.   Huvudsakliga arbetsuppgifter: - Diarieföring av inkommande och upprättade handlingar, både digitala och fysiska. - Hantering av informationssäkerhetsklassade handlingar. - Skanning, sortering och viss arkivering. - Utbildning och stöd till handläggare och verksamhet. - Framtagande och uppdatering av lathundar och checklistor för gruppen och för handläggare. - Ansvar för dialog med avdelningar och enheter kring förbättringar av diarieföring. - Genomföra och dokumentera kvalitetskontroller. - Ansvar för processen kring utlämnande av allmänna handlingar. I arbetsuppgifterna ingår också att: - Expediera handlingar. - Hantera och omhänderta delgivningar.   Kvalifikationer  Krav: - Samhällsvetenskaplig högskoleutbildning om 180 hp eller 5 års erfarenhet som registrator på heltid. - Registreringserfarenhet och god kunskap om diarieföring. - Kunskap om lagar som styr dokumenthantering. - Erfarenhet av diarieföring inom kommun eller statlig myndighet. - Goda kunskaper och vana användare av Adobe, Word, PowerPoint, Excel, Outlook samt Teams eller motsvarande digitalt verktyg. - Erfarenhet av diarieföring i diariesystem som Platina, W3D3, Public 360 eller motsvarande. - Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.   Meriterande: - Registratorsutbildning – diplomerad registrator. - YH-utbildning till dokumentcontroller/registrator. - Erfarenhet av arkivering. - Erfarenhet av ärendehandläggningsmoduler och diarieföring i Platina. - Erfarenhet och kunskap om SharePoint.   Personliga kompetenser  Vi söker dig som: - Är strukturerad och noggrann. - Är driven, serviceinriktad och trivs med att stötta verksamheten. - Har god samarbetsförmåga och trivs med att arbeta i team. - Kan arbeta självständigt, följa rutiner och själv finna svar på frågor. - Är ansvarstagande och trygg i att hantera information med krav på sekretess. - Har ett stort samhällsintresse och gärna kännedom om Länsstyrelsens uppdrag.   Anställningen är Tjänsterna är tillsvidareanställningar på heltid med 6 månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.    Vill du veta mer kontakta: Enhetschef, Annika Hallgren, telefon: 010-223 53 10. Senior Rekryteringskonsult Åsa Andersson, telefon: 073-684 73 29. Fackliga företrädare: - SACO, Magnus Roback, telefon: 010-223 54 89. - ST, Nina Stenmark, telefon: 010-223 53 04.   Välkommen med din ansökan Som du skickar via www.varbi.com. Din ansökan ska ha inkommit senast 2026-02-24, ange ref nr: 2323.   Läs mer om att jobba hos oss, vår värdegrund och våra förmåner: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/jobba-hos-oss.html Inom staten rekryterar vi efter principen om förtjänst och skicklighet. Det innebär att vi gör en helhetsbedömning och arbetar efter kompetensbaserad rekrytering som en kvalitetssäkring för objektivitet och icke-diskriminering. Följ oss i sociala medier: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/sociala-medier.html Läs mer om Länsstyrelsen i Östergötland: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-lansstyrelsen-i-ostergotlands-lan.html Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning.  Så hanterar vi dina personuppgifter: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-webbplatsen/sa-hanterar-vi-dina-personuppgifter.html