Arbetsbeskrivning

Vill du jobba med oss? Vi är en spännande arbetsplats med höga ambitioner, härliga kollegor och intressanta arbetsuppgifter som avlöser varandra i ett högt tempo! Finspångs kommun är inne i ett utvecklingsarbete kring vårt arbetssätt där vi har fokus på att i större utsträckning stödja kommunens medarbetare och kommunens invånare. Vad kan vi erbjuda dig? En av våra chefsadministratörer har beslutat sig för att gå i pension och vi söker nu dig som kommer vara en viktig kugge i administrations- och ärendeprocessen. Arbetet innebär en mycket varierande vardag. Dina framtida arbetsuppgifter Som chefsadministratör bistår du med hög servicegrad till såväl den politiska ledningen som tjänstepersonsledningen. Rollen innebär att ge god administrativ service men också ett viss sekreterarfunktion i olika organ.  I de administrativa arbetsuppgifterna bland annat kontering av extern- och interna leverantörs- och kundfakturor, bokning av lokaler, inköp, upprättande av anställningsavtal mm. Du är delaktig i att utveckla administrationen samt ärende- och beslutsprocessens olika delar ur ett helhetsperspektiv. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar: - Administration - Ge administrativt stöd till förtroendevalda och kommunledning.  - Sammanträden - Planera och ansvara för genomförandet, kallelse, distribuera möteshandlingar och skriva protokoll. Vem är du? Vi söker en person som har minst 3 års erfarenhet av administrativt arbete i nyckelposition. Ett krav är att du har erfarenhet av bokföring (av såväl kund- som leverantörsfakturor) samt goda insikter i kommunal ekonomisk redovisning. Vi ser framför oss en person som har god vana att upprätta kallelser sammanställning handlingar till de olika punkterna till dagordningen, du har god vana av att föra mötes-/minnesanteckningar samt beslutsprotokoll. Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation och särskilt inom kommunal förvaltning och då ex som ledningsadministratör eller motsvarande. Du är mycket serviceinriktad, självständig och trygg i din arbetsroll och vill leverera kvalitativ med hög servicekänsla till förtroendevalda och tjänstepersoner i organisationen. Du har en mycket god kommunikativ förmåga, såväl i tal som skrift, samt vana att arbeta i ärendehanteringssystem. Arbetsuppgifterna kräver hög grad av självständighet och initiativförmåga. Arbetet är händelsestyrt och det är stundtals mycket högt tempo. Effektivitet och noggrannhet är viktigt. Som chefsadministratör måste du kunna hantera flera arbetsuppgifter parallellt och utföra dina uppgifter med hög kvalitet. Du gillar att arbeta strukturerat och finner glädje i ordning och reda. Vi driver Finspång framåt! Finspång har ett rikt och varierat utbud av kultur, unika historiska miljöer och mötesplatser. Det är en levande industriort med ett starkt näringsliv med närhet till kringliggande städer. Tillsammans med näringslivet har Finspångs kommun fastslagit en gemensam vision att vi till år 2035 ska ha 30 000 invånare. Finspång utvecklas genom en drivkraft att möta samtiden och framtiden. Därför styrs kommunens verksamheter utifrån FN:s globala mål. Genom att agera lokalt för att påverka globalt vill vi bidra till en hållbar framtid för människor och miljö. Som medarbetare i Finspångs kommun är du vår viktigaste resurs. Du och dina kollegor förbättrar vardagen för andra – varje dag. Här får du möjlighet att göra skillnad, ge service till andra och ta ansvar för Finspångs utveckling. Tillsammans bygger vi stolthet och arbetsglädje på en arbetsplats som präglas av öppenhet och samarbete. Vi har en förmånsportal genom företaget Benifex; Fördel Finspång, där alla våra medarbetare får ta del av förmåner, rabatter och andra erbjudanden av många olika slag, exempelvis friskvårdsbidrag. För att ge bästa möjliga service till våra kommuninvånare eftersträvar vi en personalsammansättning som speglar mångfalden i Finspångs kommun. I Finspångs kommun tillämpar vi rökfri arbetstid. När du söker ett jobb i vårt rekryteringssystem diarieförs din ansökan. Det beror på att vi är en offentlig verksamhet. Din ansökan blir då en allmän handling när vi har mottagit den. Det innebär att ansökningshandlingarna kan begäras ut av den som vill. Undantag är ansökningar från personer som har skyddad identitet.  Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska ringa till annonsens kontaktperson som kommer att guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken. Innan anställning i Finspångs kommun ska giltig identitetshandling och i det fall som befattningen kräver det även utdrag ur belastningsregister visas.   Inför rekryteringsarbetet har Finspångs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande