Arbetsbeskrivning

Verksamhetsområde kvinnosjukvård Vi är Akademiska sjukhuset – ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Som länssjukhus och leverantör av högspecialiserad vård erbjuder vi vård till två miljoner människor i Mellansverige. Här händer det ständigt något – ett nytt liv föds, en mormor opereras, en kollega hyllas som hjälte. Hos oss får du uppleva både hårda prövningar och fantastiska händelser, i en stark gemenskap med kollegor. Se delar ur vår verklighet i vår fotoutställning; akademiskafotoutstallning.se. Välkommen med din ansökan! Vår verksamhet Verksamhetsområde kvinnosjukvård är ett av Akademiska sjukhusets 25 verksamhetsområden. Kvinnosjukvårdens uppdrag är att ge obstetrisk (förlossningsvård) och gynekologisk bassjukvård till länets alla kvinnor samt högspecialiserad vård till sjukvårdsregionen. Verksamhetsområdet har ca 470 medarbetare och består av två sektioner som innefattar vårdavdelningar, förlossningsavdelning och mottagningar. Vi bedriver forskning och utbildar blivande kollegor inom olika vårdyrken. Vi söker nu en erfaren sekreterare till vår verksamhetschef på Kvinnosjukvården Ditt uppdrag I din roll som verksamhetsadministratör ingår bland annat att: • Chefsstöd till verksamhetschef och biträdande verksamhetschef • Sekreterare i olika möten – kallelser, protokoll, minnesanteckningar • Textframställning och -bearbetning • Kontinuerlig bevakning och samordning av verksamhetschefens och verksamhetsområdets olika ärenden • Dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet. • Fakturahantering och beställare av varor • Handlägga och samordna ärenden och underlag vid till exempel patientklagomål, lex Maria och patientnämndärenden samt i kontakter med myndigheter. • Administration av verksamhetsområdets olika SharePoint-platser och andra it-system • Dataskyddskontaktperson inom verksamhetsområdet. • Tillsammans med övriga administratörer erbjuda hjälp och service till verksamheten • Vi samarbetar inom administratörsgruppen och arbetet kan därför innehålla viss del bemanning, hantering av scheman, anställningar och andra arbetsuppgifter. Dina kvalifikationer Du har erfarenhet av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd och administrativa uppgifter och du är van vid samarbete i komplexa organisationer. Det är meriterande om du har erfarenhet av att leda egna projekt. Du har lägst gymnasieutbildning och det är meriterande med eftergymnasial administrativ utbildning. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och gärna också SharePoint för att hantera exempelvis textdokument, presentationer, informationsbrev och månadsuppföljningar. Det är viktigt att du känner dig bekväm med att skriva mötesanteckningar och att du kan granska samt redigera underlag som andra tagit fram, så att de blir korrekta till innehåll och form. Din kompetens Som person är du trygg, har självinsikt och har en förmåga att skilja på det personliga och professionella. Du är stabil även vid hög arbetsbelastning, arbetar strukturerat och fokuserar på rätt saker. Det är viktigt att du är förutseende och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar. Arbetet kräver lojalitet och förmåga att hantera sekretess och känslig information. Du drivs av att ge god service och samarbetar mycket väl med andra. Uppdraget är en servicefunktion och prestigelöshet är en viktig egenskap. Ärenden och frågeställningar bevakar du så att de tas om hand, bereds och följs upp. Du uttrycker dig väl både muntligt och skriftligt på svenska och engelska, är bekväm med att skriva olika typer av dokument som agendor, protokoll och presentationer i Office-paketet. Du är van att arbeta i olika it-system och om du har erfarenhet av att arbeta med hemsidor är det meriterande. Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner. Vi erbjuder Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Anställningen kan komma att inledas med provanställning på 6 månader. Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/). Vill du veta mer? Verksamhetschef Gudlaug Sverrisdottir Biträdande verksamhetschef Hanna Wærnér, 018-611 37 05 Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00 Vill du jobba med oss? Välkommen med din ansökan via länken nedan. Urval, intervjuer och tillsättning kan komma att ske löpande under ansökningstiden, så vänta inte med att skicka din ansökan till oss! Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och ser gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet. Region Uppsala krigsplacerar all tillsvidareanställd personal utifrån totalförsvarets behov. Detta innebär för den enskilda medarbetaren inga förpliktelser i fredstid utan är enkom en planeringsåtgärd. Inför beslut om anställning, sker kontroll av misstanke- och belastningsregister avseende samtliga arbetssökanden som i den sökta anställningen kan komma att arbeta inom psykiatrisk sjukvård, habilitering, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare, områden som omfattas av fakultativa registerutdrag. Detta gäller således alla som kommer att arbeta patientnära, även om arbetsuppgifterna i nuläget inte är tänkta att huvudsakligen innehålla arbete med ovan nämnda patientgrupper. Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg och vi undanber oss telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.