Arbetsbeskrivning

Plats: Stockholm (Kungsholmen & Rissne) / delvis distans

Omfattning: Heltid, 40 h/vecka

Start: 1 februari 2026

Slut: 31 januari 2027

Uppdragsform: Konsultuppdrag (uthyrning)

Option: Förlängning 1+1+1+1+1 år

Om uppdraget

Vi söker en erfaren Dokumentsamordnare (nivå 3) till ett stort och samhällsviktigt investeringsprogram inom Region Stockholm – Tvärbanan Kistagrenen.

Programmet ansvarar för utbyggnaden av Tvärbanan mellan Norra Ulvsunda och Helenelund, en cirka 8 km lång sträcka med nio nya hållplatser som passerar genom Stockholm, Sundbyberg och Sollentuna. Projektet befinner sig i en intensiv genomförande- och entreprenadfas där strukturerad och korrekt dokumenthantering är avgörande.

Du blir en nyckelperson i programorganisationen med ansvar för samordning, styrning och kvalitetssäkring av all program- och projektdokumentation.

Uppdragets innehåll

I rollen som dokumentsamordnare ansvarar du för att säkerställa att dokumenthantering sker enligt Trafikförvaltningens riktlinjer och arbetssätt. Du fungerar som funktionsansvarig för dokumentstyrning inom programmet.

Arbetsuppgifter inkluderar bland annat:

• Samordna och ansvara för all program- och projektdokumentation
• 
  
• Säkerställa att program och projekt följer Trafikförvaltningens riktlinjer för dokumenthantering
• 
  
• Vara funktionsansvarig för programledningsplanen för dokumentstyrning och tillhörande rutiner
• 
  
• Administrera programmets dokumenthanteringssystem (behörigheter, mappar, strukturer)
• 
  
• Ansvara för programmets funktionsbrevlåda kopplad till dokumenthanteringssystemet
• 
  
• Utbilda och informera nya programmedlemmar i projektdokumentation
• 
  
• Coacha och leda resurser inom dokumentationsfunktionen
• 
  
• Vara kontaktperson gentemot registrator och arkivarie
• 
  
• Ansvara för ärendenummerlista och skapa nya ärenden i diariesystemet
• 
  
• Diarieföra dokument och säkerställa korrekt namngivning enligt dokumenthanteringsplan
• 
  
• Samordna och uppdatera programmets dokumenthanteringsplan
• 
  
• Stötta projekt med administration, rensning och strukturering av dokumentytor
• 
  
• Exportera medlemslistor och hantera administrativa uppgifter kopplade till dokumentstyrning

Vi söker dig som

• Har flerårig erfarenhet av dokumenthantering inom stora projekt eller program, gärna inom infrastruktur eller offentlig verksamhet
• 
  
• Har mycket god förståelse för diarieföring, arkivkrav och dokumentstyrning
• 
  
• Är van att arbeta i komplexa organisationer med många intressenter
• 
  
• Är strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten
• 
  
• Har god kommunikativ och pedagogisk förmåga
• 
  
• Är självgående och ser förbättringsmöjligheter i arbetssätt och rutiner
• 
  
• Har erfarenhet av att leda eller coacha andra (meriterande)

Placering & arbetssätt

• Uppdraget möjliggör arbete både på distans och på plats
• 
  
• Kontor finns på Kungsholmen samt projektkontor i Rissne
• 
  
• Närvaro på plats sker enligt verksamhetens behov och beställarens godkännande
• 
  
• Trafikförvaltningen tillhandahåller dator och arbetsplats

Övrig information

• Sekretessavtal ska signeras före uppdragsstart via Magnits portal
• 
  
• Konsulten kan behöva lämna personuppgifter i samband med onboarding
• 
  
• Övertidsarbete kan förekomma enligt Trafikförvaltningens riktlinjer
• 
  
• Uppdragets omfattning får aldrig överstiga 40 timmar per vecka