Arbetsbeskrivning

Omfattning: Heltid

Start: 2 februari 2026

Uppdragslängd: 12 månader, möjlighet till förlängning (1+1 år)

Vi söker nu en strukturerad, driven och självgående Office Coordinator som vill stötta plats- och byggledningen i ett omfattande industriellt utvecklingsprojekt med stor klimatnytta och långsiktig samhällspåverkan.

I denna roll blir du en central del av projektets arbetsplatsorganisation och ser till att administration, dokumentation och kommunikation håller hög kvalitet – vilket gör att projektets tekniska och strategiska arbete kan genomföras effektivt.

🧭 Om rollen

Som Office Coordinator arbetar du nära platschef, byggledare, tekniska specialister och projektadministratörer. Du ansvarar för att skapa ordning, struktur och kontroll i projektets administrativa flöden.

Du blir navet som knyter samman dokumenthantering, mötesadministration, rapportering och kommunikation – och bidrar till ett välfungerande projektkontor.

🔧 Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

📁 Dokument- och informationshantering

• Administrera projektets dokumenthanteringssystem (SharePoint, Byggnet eller liknande)
• 
  
• Säkerställa korrekt versionshantering av samtliga handlingar
• 
  
• Diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd
• 
  
• Bevaka tidsfrister och granskningsprocesser
• 
  
• Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutslistor
• 
  
• Hantera slutdokumentation inför projektets överlämning

🗓️ Mötes- och planeringsadministration

• Samordna byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten
• 
  
• Upprätta dagordningar och samla in underlag
• 
  
• Föra mötesprotokoll och uppdatera åtgärdslistor
• 
  
• Följa upp beslutsstatus och påminna ansvariga
• 
  
• Stödja projektledningen med tidplans- och delmålsuppföljning

🏗️ Stöd till plats- och projektorganisationen

• Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter
• 
  
• Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter
• 
  
• Administrera tillträdeslistor och register över utbildningar och säkerhetsdokument
• 
  
• Samordna platsmöten, inspektioner och besök
• 
  
• Bidra till en fungerande arbetsplatsmiljö på projektkontoret

📝 Kommunikation & myndighetskontakter

• Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag
• 
  
• Föra logg över inkommande och utgående kommunikation
• 
  
• Hjälpa till med kontakter mot myndigheter och externa aktörer
• 
  
• Skapa presentationsmaterial åt projektledning och styrgrupp

♻️ Kvalitet, Miljö & Arbetsmiljö (KMA)

• Hantera register över projektets KMA-dokumentation
• 
  
• Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
• 
  
• Sammanställa underlag för revisioner och slutrapporter
• 
  
• Säkerställa att dokumentation uppfyller krav enligt kontrakt och regelverk

🎯 Mål för rollen

• Dokumentation är korrekt, spårbar och uppdaterad
• 
  
• Möten, beslut och åtgärder följs upp strukturerat
• 
  
• Rapportering och underlag håller hög professionell nivå
• 
  
• Projektorganisationen fungerar effektivt och transparent

📌 Kravprofil

🎓 Formella krav

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom administration, bygg, anläggning eller projektledning
• 
  
• Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg-, industri- eller anläggningsprojekt
• 
  
• Grundläggande förståelse för entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens skeden

🖥️ Tekniska färdigheter

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, CDE)
• 
  
• Mycket god datorvana i Microsoft 365
• 
  
• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

🧠 Personliga egenskaper

• Strukturerad och noggrann
• 
  
• Självgående med god förmåga att prioritera
• 
  
• Kommunikativ och samarbetsorienterad
• 
  
• Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö
• 
  
• Hög integritet och ansvarstagande