Arbetsbeskrivning

För vår kunds räkning söker vi just nu en kontorsansvarig inom energi till Stockholm. Uppdraget är på heltid och förväntas starta 2026-02-02 och pågå till och med 2027-01-27 med möjlighet till förlängning. 

Om uppdraget Kunden söker en strukturerad och självgående Office Coordinator som vill bidra till att skapa ordning, kvalitet och kontroll i projektets administrativa processer. Rollen är central för att säkerställa att projektets plats och byggledning kan fokusera på det tekniska, ekonomiska och strategiska genomförandet.

Som Office Coordinator utgör du ett administrativt och organisatoriskt stöd till kundens plats och byggledning. Din insats säkerställer struktur, spårbarhet och kvalitet i projektets administrativa flöden. Du ansvarar för att dokumentation, kommunikation och rapportering sker enligt gällande rutiner och krav vilket stärker beställarens kontroll över tid, kostnad, kvalitet och risk.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Dokument och informationshantering

• Administrera projektets dokumenthanteringssystem (ex. SharePoint, Byggnet).

• Säkerställa korrekt versionshantering av samtliga handlingar.

• Diarieföra avtal, beslut, tillstånd och protokoll.

• Bevaka granskningsprocesser och tidsfrister.

• Upprätthålla ärende-, beslut- och avvikelselistor.

• Hantera slutdokumentation och arkivering inför överlämning.

• Planering och mötesadministration

• Planera och samordna byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten.

• Ta fram dagordningar och samla in mötesunderlag.

• Föra protokoll och uppdatera besluts- och åtgärdslistor.

• Följa upp status på åtgärder och påminna ansvariga.

• Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och delmål.

Övrigt: Start: 2026-02-02 Slut: 2027-01-27 Omfattning: 100% Option: 1+1 år Placering: Stockholm Bakgrundskontroll: Säkerhetsprövning är en del av processen

Om dig Vi söker dig som uppfyller nedan obligatoriska krav:

• Gymnasial utbildning, gärna kombinerad med YH eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning

• Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen

• God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE, Aconex, ProjectPlace)

• God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams)

• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

Önskade personliga egenskaper:

• Strukturerad, noggrann och självgående • God förmåga att samarbeta och kommunicera i både tal och skrift • Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö • Hög integritet och stort ansvarstagande för formella processer Ansökan Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Ferri Ghaderi 070-499 38 00 eller [email protected]