Arbetsbeskrivning

Vi har kraften från över 40 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar, en bättre framtid. Välkommen att söka jobb hos oss! Om jobbet Som administratör hos oss har du följande arbetsuppgifter: • Allmänna administrativa uppgifter såsom att boka lokaler, boka resor och transportmedel, ordna med små och stora konferenser, delta vid möten och skriva mötesanteckningar, göra interna beställningar av tänster, handha inkommande post, uppvaktningar, svara på frågor från kollegor osv. • Hantering av olika typer av behörigheter och nyckar • Hantering av leverantörsfakturor i ekonomisystemet Raindance (även att vi håller utsatta datum) • Beställare i ekonomisystemet Raindance (inköp av kontorsmaterial, möbler, kaffe, blommor osv.) • Sekreterare i styrelser, inkl. kallelse, protokoll, boka resor åt externa ledamöter, boka lunch, betala ut arvode. • Diarieföring, arkivering och arbete i dokumenthanteringssystemet LiuDok • Uppdatering av intern webbsida (lägga ut aktuella dokument, uppdatera allmänna sidor som t.ex. personalsidor osv.) • Månadsvis ta hand om uppdateringar av s.k. lönekonteringen • Ta hand om planering av och förberedelser inför besök och guidningar • Övrigt förekommande administrativa uppgifter Då personalstyrkan är internationell och mycket av verksamheten bedrivs mellan medarbetare och samarbetspartners från andra länder, är engelska det språk som ofta används både i tal och i skrift. Inom verksamhetsstödet hjälps vi åt att hantera olika frågor och arbetet kräver ofta att vi är uppmärksamma, kommunikativa och omprioriterar i takt med att förutsättningarna förändras. I vårt dagliga arbete samarbetar vi även med våra kollegor inom universitetet, företrädelsevis inom den centrala administrationen. Liksom i alla stödfunktioner förutsätts du bidra inom hela avdelningen med verksamhetsstöd när akuta situationer uppkommer, även om det innebär att du engageras i arbetsuppgifter som normalt inte ingår i din anställning. Om dig Vi söker dig som har minst treårigt gymnasium med inriktning mot ekonomi eller administration samt erfarenhet av kvalificerat och självständigt administrativt arbete samt goda kunskaper i både svenska och engelska språket. Särskilt meriterande är erfarenhet av administration vid statlig myndighet inom dokumenthantering (diarium), fakturahantering samt inköp, där du även har förmåga att hålla dig uppdaterad om de senaste processerna och regelverken.  Meriterande är erfarenhet från allmän administration såsom hantering av mötesanteckningar, paket och posthantering, planering och genomförande av mindre event mm. Erfarenhet och intresse av administrativt arbete med stöd av AI system som tex Copilot är också meriterande. Som person är du självständig, strukturerad och ordningsam. Du är trygg och stabil, lösningsorienterad och har förmåga att anpassa dig till aktuell situation. Då vi är en verksamhet som växer krävs att du har förmåga att kunna anpassa dig och se möjligheter inom ditt arbetsområde även under förändringar. Du tar ansvar för dina uppgifter och genomför dem effektivt med god kvalitet och återkoppling. Du trivs med att arbeta för och tillsammans med kollegor och har ett ansvarsfullt, engagerat såväl som serviceinriktat förhållningssätt. Din arbetsplats Du kommer att arbeta på Natonellt superdatorcentrum som är en centrumbildning vid Linköpings universitet. Vi är en växande verksamhet under förändring varför vi erbjuder goda möjligheter till utveckling och utrymme för eget ansvarstagande. Den administratva enheten består av ekonomi-, HR-, kommunikatons- samt administratva- och lokalansvariga- funktoner om totalt 8 medarbetare. Läs mer om vår verksamhet här htps://www.nsc.liu.se/ Om anställningen Tillsvidareanställning 100%, provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde omgående eller efter överenskommelse.  Lön och förmåner Linköpings universitet tillämpar individuell lönesättning.  Vi erbjuder möjlighet till distansarbete upp till 40% när verksamhetens behov och arbetsuppgifterna medger detta. Läs mer om förmåner för anställda här. Fackliga kontaktpersoner Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande. Ansökan Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast 2025-04-14. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas. Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med Lika villkor. Välkommen med din ansökan! Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.