Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta i en myndighet med ett viktigt samhällsuppdrag och en verksamhet i utveckling? Tullverket bidrar till att skapa ett tryggt och säkert samhälle. Som registrator bidrar du till den demokratiska processen vad gäller insyn, integritet och ordning bland myndighetens allmänna handlingar. Nu söker vi en serviceinriktad och noggrann registrator till diariefunktionen på enheten för informations- och arkivförvaltning. Vi erbjuder dig ett arbete där du i samverkan med andra kompetenser på myndigheten får möjlighet att utveckla och effektivisera rutiner så att de möter intressenters krav på en effektiv myndighet. Diariefunktionen är en del av enheten för informations- och arkivförvaltning. Enheten ansvarar för Tullverkets huvudregistratur (verksdiariet), e-Arkiv och centralarkiv samt ger stöd till Tullverkets personal inom informationsförvaltningsfrågor. Enheten medverkar även med kompetens i utvecklingsprojekt och systemförvaltning. I nuläget består diariefunktionen av ett team av fyra registratorer. På enheten arbetar ca 12 medarbetare bestående av registratorer, arkivarier, verksamhetsutvecklare, objektspecialist och avdelningsassistent. Enheten ingår i Tullverkets rättsavdelning som är är ansvarig för rättslig styrning och rättsligt stöd inom Tullverket. Om tjänsten Som registrator på Tullverket har du en central roll i myndighetens ärendehantering. Du arbetar i ett team av registratorer som stödjer myndighetens olika verksamheter och samarbetar med arkivfunktionen och verksjurister. Som registrator kommer dina arbetsuppgifter att omfatta olika former av registrering av inkommande och utgående handlingar i verksamhetssystem och diarium. Tillsammans med dina kollegor kommer du också att sköta den fysiska och digitala posthanteringen för myndigheten. Du kommer att stötta handläggare vid utlämnande av allmänna handlingar och ge handledning, stöd och utbildning i diarieföring till verksamheten i hela landet. Tillsammans med dina kollegor arbetar du aktivt med att utveckla och kvalitetssäkra diarieföringen och dokumentera processer inom diariefunktionen. Vi vill exempelvis förstärka arbetet med dokumentcontrolling och registervård. Du kan även komma att arbeta med testverksamhet i samband med systemuppgraderingar av verksdiariet, jobba med felsökning och rapportering av förbättringsåtgärder inom ramen för systemförvaltningen. I tjänsten kan även ingå administrativa uppgifter på avdelningen. Utformningen av tjänstens innehåll kan förändras över tid utifrån verksamhetens behov och kandidatens bakgrund och intresse. Vi söker dig som har: • Flera års erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning • Goda kunskaper om de lagar och förordningar som styr informationshantering inom offentlig förvaltning såsom offentlighets- och sekretesslagstiftningen och förvaltningslagen samt grundläggande kunskaper kring hantering av personuppgifter • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska • Goda kunskaper i engelska för att kunna läsa och förstå texter • Erfarenhet av att ta fram anvisningar och handledningar samt att hålla i informationsinsatser • God datorvana och intresse av it-relaterade frågor rörande diarie- och ärendehanteringssystem • Svenskt medborgarskap Det är meriterande om du har: • Eftergymnasial registratorsutbildning eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig • Intresse och erfarenhet av förbättringsarbete, utvecklingsprojekt och systemförvaltning • Kunskap om säkerhetsskyddslagen • Erfarenhet av att arbeta med säkerhetsskyddsklassificerade handlingar • Erfarenhet av att ha arbetat i flera olika diarie- och ärendehanteringssystem Personliga egenskaper Rollen som registrator innebär många kontakter internt och externt och kräver att du är serviceinriktad, relationsskapande och arbetar metodiskt. Du är prestigelös och trygg i att arbeta självständigt samtidigt som du tycker om att tillhöra ett team och har lätt för att samarbeta. Detta gör du genom att dela med dig av kunskaper till dina kollegor och söka kunskap hos andra. Vidare har du ett öppet sinnelag och är tillmötesgående i ditt bemötande och i din roll som stödfunktion. I din roll kommer du att hantera information som kräver hög integritet och ett säkerhetsmedvetet arbetssätt. Du har förmågan att vara noggrann med detaljer och har samtidigt ett helhetsperspektiv. Du planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt och kan snabbt anpassa dig när omständigheterna förändras och kan växla upp om det behövs. Tempot är stundvis högt och då är det viktigt att du är lugn och stabil samt uppträder kontrollerat i stressiga situationer och vid hög arbetsbelastning. Slutligen ser vi att du bör vara flexibel och förändringsbenägen eftersom vår verksamhet är under utveckling och vi ser ständigt över våra arbetssätt. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper för denna funktion.  Övrigt Referensnummer: TV-2024-27148. Placeringsort: Stockholm. Anställningen är en tillsvidareanställning och inleds med 6 månaders provanställning och individuell lönesättning tillämpas. Tillträdesdag: 2025-03-03 eller enligt överenskommelse. Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Innan beslut om anställning kommer du att få genomgå drogtest. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen genomförs före anställning, då tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Tullverket är en totalförsvarsmyndighet vilket innebär att du vid anställning kan komma att krigsplaceras i Tullverket. Tullverket värdesätter de kvaliteter som tillförs verksamheten genom att ha en jämn könsfördelning samt etnisk mångfald. För mer information och ansökan Upplysningar om tjänsten kan lämnas av enhetschef Eva Häusner, 08-405 04 20. För frågor om rekryteringsprocessen går det bra att ringa Tullverkets PA-support, 060-67 25 85. Fackliga företrädare är för OFR-P/TULL-KUST, Mari Höglund, 08-456 58 30 och för Saco-S, Lena Edehag, 08-456 58 68. Din ansökan med ett medföljande personligt brev samt CV/meritförteckning, ska ha inkommit till Tullverket senast den 7 januari. Du ansöker via det elektroniska ansökningsformuläret här nedan. Intervjuerna planeras hållas under vecka 3. Under delar av ansökningsperioden är ansvariga på ledighet. Rekryterande chef har möjlighet att besvara eventuella frågor fram till och med 20 december.