Arbetsbeskrivning

Som Samordnare/Administrativt chefsstöd för ledningen i HKV FST STÖD LOG har du en central roll i att strömlinjeforma vår lednings arbetsflöden. Genom din skicklighet i att förutse och agera på uppgifter på ett sätt som främjar effektivitet och produktivitet bidrar du direkt till stridskraftens framgång. Om enheten STÖD LOG på nybildade Försvarsstaben (FST) leder Försvarsmaktens logistikförband (FMTS, FMLOG och FömedC) samt ansvarar för beredskapshållning av krigsförband. FST STÖD LOG är beläget på Gärdet i Stockholm. Stabssektionen behöver en Samordnare/administrativt chefsstöd med kapacitet att hantera många olika sorters uppgifter och i skiftande tempo. Vi erbjuder ett lagarbete där din del som stabsmedlem är oerhört viktig för att vår avdelning och sektion ska kunna leda Logistikförbanden på ett bra, robust och effektivt sätt. Här arbetar du sida vid sida med avdelningsledningen, som inkluderar Försvarsmaktens logistikchef, stf logistikchef, logistikförvaltare och stabschef. Du blir en del av en dynamisk miljö där ditt arbete är avgörande för vår framgång, utveckling och tillväxt inom Försvarsmakten. Våra anställda har ett flertal olika förmåner, bland annat: • Kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov och dina karriärmål • Träning som arbetsuppgift – tre timmar träning i veckan på arbetstid, tilldelning av träningskläder och du kan få ersättning för träningsskor samt startavgifter i vissa tävlingar/motionsevent • Bra balans mellan arbete och fritid med flexibel arbetstid samt 28–35 semesterdagar beroende på din ålder • Lönetillägg vid föräldraledighet och VAB samt möjlighet att växla semesterdagar mot extra pensionsavsättning Huvudsakliga Arbetsuppgifter • Fungera som en oumbärlig stöttepelare för förbandsledningen, där du proaktivt koordinerar kalendrar och säkerställer att alla är korrekta uppdaterade och synkroniserade • Organisera och förbereda möten och konferenser, där allt från planering, samordning och genomförande, till hantering av mötesteknik och cateringbeställningar • Stödja vid planering och genomförande av kommunikationsaktiviteter samt hantera administration och planering kring utmärkelser, diplomering och jubilarer • Spela en central roll i att underlätta det dagliga arbetet för ledningen genom effektiv hantering av olika administrativa uppgifter, som resebokningar, arkivering, inköp med mera Genom att axla denna roll erhåller du en djupare förståelse för vår organisation, bygger ett omfattande nätverk inom och utanför organisationen, och garanteras en spännande arbetsvardag. Denna position är mer än ett jobb; det är en chans att dagligen göra skillnad, utvecklas professionellt och personligen, samt vara en del av ett team som värdesätter initiativtagande och samarbete. KRAV Kvalifikationer • Akademisk utbildning inom administration alternativt en kompetens eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig • Goda IT-kunskaper, särskilt inom hela Officepaketet men även andra relevanta programvaror • God förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift på svenska och engelska • Goda kunskaper i administration på koncernnivå • Körkort med minst behörighet B Meriterande • Högskoleutbildning • Tidigare erfarenhet som chefsassistent/administrativt stöd, speciellt inom statlig myndighet • Tidigare erfarenhet av att tjänstgöra i central ledning/stab • Erfarenhet av FM administrativa System VIDAR, PRIO och EMILIA • Bakgrund inom logistikområdet, gärna inom logistikförbandens verksamhet Personliga egenskaper Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du måste vara drivande, ansvarstagande och ha utmärkt organisationsförmåga. Du har ett gott sinne för ordning och reda. För tjänsten krävs att du är initiativrik, har god förmåga att arbeta såväl självständigt som i grupp samt har en stor förmåga till flexibilitet. Du är noggrann och strukturerad med en stark känsla för integritet och diskretion, med tydligt fokus på professionellt agerande i alla situationer. Du behöver ha förmåga att arbeta under korta tidsförhållanden liksom långsiktigt. Som person är du säkerhetsmedveten, noggrann och van att leverera med hög kvalitet. Du strävar efter att erbjuda god service och stöd och har en stark förmåga att bygga relationer och nätverk. Din personliga profil måste vara social och kommunikativ.  För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se). Övrigt Anställningsform: Tillsvidareanställning, sex månaders provanställning tillämpas. Sysselsättningsgrad: Heltid. Arbetsort: Stockholm. Tillträdesdatum: Snarast. Upplysningar om befattningen Håkan Andersson. Information om rekryteringsprocessen Patrizia Santoro. Fackliga representanter ORF/O HKV,  Arne Nilsson. SACO HKV,   Stefan Ungerth. SEKO HKV,   Lise-Lotte Larsson Försvarsförbundet. ORF/S HKV,  Kjell Tetzlaff Försvarsförbundet. Samtliga ovan nås via HKV växel: 08-788 75 00. Ansökan Välkommen med din ansökan senast 2024-12-17. Din ansökan ska innehålla CV samt ett personligt brev som beskriver varför just du är lämplig för denna tjänst. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. ----------------------------------------------------- Information om det rekryterande förbandet: I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.