Arbetsbeskrivning

Skoladministratör

Arbetsuppgifter:

I den här tjänsten är du skolans administrativa expert och mångsysslare! Tjänsten är uppdelad i två delar. 1. Skoladministratör med ansvar för skolans expedition samt it system. 2. Jouransvarig och vikarieanskaffare. Expeditionen är skolans nav där du ser till att det mesta fungerar, från att ge rektor stöd med administrativa uppgifter till att lägga schema, hanterar skolans plattform Admentum, registrerar nya elever, mm. Mer konkret innebär arbetet att du som administratör hos oss kommer att ansvara för skolans elev- och personaladministration samt övriga förekommande uppgifter i verksamheten, såväl praktiska som administrativa. Du kommer att vara en betydelsefull medarbetare i organisationen, ha både fasta och varierande arbetsuppgifter, samt fungera som stöd till skolledning, lärare, vårdnadshavare och elever.

Som jouransvarig har du ansvar för vikarieanskaffningen på skolan 2 veckor per månad. Du är då den personalen kontaktar vid sjukdom och den som samordnar och planerar för vikarier för hela verksamheten. 2 veckor per månad har du jour kvällar och helger och har då hand om sjukanmälan från personal och anskaffning av vikarier.

Konkreta arbetsuppgifter:

• Ansvar för anställningsavtal och att hålla all personals dokument iordning
• Inköp och beställningar utifrån personalens behov
• Inköp av kontorsmaterial, hålla kontorsmaterial påfyllt
• Ta emot köanmälningar till skolan
• Hantera elevregister skolan
• Rapportering till kommun, SCB
• Hantering av nationella prov och betyg
• Upprätta administrativa system för skolan och ta hand om dokumentförvaring och organisation
• Hämta och distribuera post
• Lägga schema i Admentum och hålla det uppdaterat
• Ta emot och hantera daglig sjukanmälan/vabb.
• Jour under vissa helger och kvällar
• Ansvar för att skolans it-system fungerar: skolplattform, google drive, mailsystem, skrivare och nätverk.
• Vissa pass som rastvärd, fritids eller elevassistent, efter behov.

Vem söker vi?

För denna tjänst söker vi dig som har gymnasieutbildning och vi ser gärna att du är vidareutbildad med inriktning mot administration, med fördel på högskolenivå.

För att matcha den profil vi söker så har du tidigare erfarenhet av administrativt arbete i offentlig verksamhet, eller annan serviceinriktad bransch. Det är särskilt meriterande om erfarenheten är inom skola. Det är en stor fördel om du sedan tidigare har kunskaper i IST Administration, Admentum, och Google Suit for Education.

Vi söker dig som är bra på att se helheten - du kan tänka om, tänka nytt och gillar att arbeta med människor. Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör utveckling av skolans administrativa system.

Arbetstempot är bitvis högt så du behöver vara stresstålig, ordningsam och kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt. Du är en person med god överblick som snabbt kan sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt varför det är viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet och vi tror att du känner igen dig i följande beskrivning:

• Tycker om att ta kontakt med nya människor och skapa nya relationer.
• Du kan leda dig själv och planera din egen tid.
• Du är van att jobba tillsammans med andra.
• Du är flexibel och kan anpassa ditt arbete efter arbetsplatsens behov.
• Du har möjlighet att var tillgänglig kväll och helg 2 veckor per månad.
• Du har ett inlyssnande förhållningssätt med förmäga att ta emot feedback och vilja att utveckla dig själv.
• Du har ett självklart förtroende för barn och deras förmågor, och kan arbeta utifrån ett barnsperspektiv.
• Du har förståelse för din yrkesroll och en god förmåga att kunna skilja på arbete och fritid.

Anställningsvillkor

Tjänsten är på 100 procent (40h/vecka) med start så snart som möjligt. Det är en provanställning på 6 månader som är tänkt att övergå i tillsvidareanställning. Tjänsten är placerad i Molkom. Då vi är noga med att vara en säker arbetsplats för barn ber vi om utdrag ur belastningsregistret i samband med intervjun.

Ansökan:

Sista ansökningsdag är den 15 december, Intervjuer kommer att hålls löpande. Skicka ditt CV och personligt brev till [email protected] och märk mailet Skoladmin.