Arbetsbeskrivning

Vi söker en projektadministratör till Trafikmyndighet i Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

I myndighetens uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar de för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor

Myndigheten står inför stora pågående och kommande investeringar inom buss- och pendeltågsområdet och har därför skapat Grupp Buss & Pendel, för att leda och hantera projekt inom dessa trafikslag. Grupp Buss & Pendel ingår i Sektion buss, pendeltåg och bytespunkter, som i sin tur tillhör avdelning Investeringsprojekt (IP). IP ansvarar för genomförandet av myndighetens projekt och program. I ansvaret ingår att säkerställa en god kvalitet avseende styrning och ledning. Analyser och åtgärdsval hanteras i avdelningen Strategisk utveckling (SU).

Projekt Bussdepåförsörjning är i behov utav en projektadministratör på 50%, men vidare ser även Grupp Buss & Pendel ett behov utav en administratör för enklare administrativa uppgifter inom de övriga projekten (således är rollen att betrakta som en heltidstjänst) Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifter

• Agerar utifrån projektets mål
• Ansvarar för att löpande hantera administrativa frågor
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
• Resurshantering i projekt:

• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Hantering av nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar, såväl anställda som konsulter i projekten.
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
• Hantering av möten och dokumentation:
• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i våra digitala projektverktyg
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
  • Stödjande i rapportering och ekonomi:
    • Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
    • Ta emot, granska och kontera fakturor

Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.

KravDokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre. Minst 4 års erfarenhet av arbete som administratör. Minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör inom bygg- och anläggningsbranschen. Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.

Meriterande

Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör inom offentlig sektor. Minst 2 års erfarenhet av on/off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag. Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Unit4/Agresso eller likvärdigt fakturasystem.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!