Arbetsbeskrivning

Till vår kund söker vi nu en Projektadministratör!

Till 50% kommer du vara projektadministratör för ett visst projekt, och resterande tid kommer du stötta andra projekt med andra administrativa uppgifter. Du kommer att vara spindeln i nätet och ha många kontaktytor både internt och externt. Syftet med rollen är att bidra till att effektivisera verksamheten genom att stötta projektmedlemmarna och skapa struktur.

I uppdraget ingår bland annat att du:

• Agerar utifrån projektets mål
• Ansvarar för att löpande hantera administrativa frågor
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
• Resurshantering i projekt:

• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Hantering av nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar.
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
• Hantering av möten och dokumentation:
• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i våra digitala projektverktyg
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
  • Stödjande i rapportering och ekonomi:
    • Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
    • Ta emot, granska och kontera fakturor

• Du har dokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre.
• Du har minst 4 års erfarenhet av arbete som administratör.
• Du har minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör inom bygg- och anläggningsbranschen.
• Du har minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.
• Du är flytande i svenska i tal och skrift.
• Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör inom offentlig sektor är meriterande.
• Minst 2 års erfarenhet av on/off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag är meriterande.
• Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Unit4/Agresso eller likvärdigt fakturasystem är meriterande.

För att lyckas i rollen som Projektadministratör är du strukturerad, ansvarsfull och initiativtagande. Du är också lösningsorienterad och har ett proaktivt förhållningssätt. Vidare har du en god kommunikativ förmåga och du kan enkelt engagera din omgivning.

Vår kund är en myndighet i Stockholm som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar. Det som kännetecknar deras verksamhet är det stora engagemanget bland deras medarbetare samt stoltheten över deras samhällsuppdrag.

Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Enligt överenskommelse.

Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start omkring 2025-01-08och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2026-09-30 med möjlighet till förlängning. Innan påbörjat uppdrag kan en sökerhetsprövning komma att göras. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format).