Arbetsbeskrivning

Välkommen till Alingsås! Som medarbetare i vår kommun har du alla möjligheter att vara med och utveckla verksamheten och din arbetsplats. Med nära 4000 anställda är vi tillräckligt stora för att driva förändring och samtidigt tillräckligt små för att var och en ska kunna påverka och få utrymme för sina idéer. Här finns plats för nytänkare. Tillsammans skapar vi Alingsås! Vill du vara med i arbetet för att nå barn- och ungdomsnämndens inriktning för framtida förskol- och skolorganisation? Då kan du vara den vi söker till rollen som administratör på barn- och ungdomsförvaltningen. Du kommer att ingå i den administrativa enheten på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Vi är 12 personer som arbetar med stöd och administration till barn och ungdomsförvaltningens verksamheter, personal och medborgare. Vi levererar hög kvalitet, stöttar varandra och ser till att vi mår bra och har roligt på jobbet. Med engagemang, öppenhet och respekt formar vi tillsammans förskolor och skolor av hög kvalitet. I Alingsås gör vi oss engagerade. Som medarbetare tar du ansvar och du ges möjlighet att skapa mening och göra skillnad. Genom nyfikenhet och aktivt lyssnande skapar du förutsättningar för utveckling. Du har Alingsåsaren i fokus och verkar för att ge en god samhällsservice. När du börjar hos oss så erbjuder vi dig: -En trygg anställning -Möjlighet till semesterväxling -En kompetensutvecklingsplan -Föräldrapenningtillägg -Friskvårdsbidrag och förmånliga rabatter via E-passi -Möjlighet att delvis kunna arbeta på distans -En central arbetsplats med närhet till pendeltågstation och centrum. Välkommen med din ansökan! ARBETSUPPGIFTER Är du en serviceinriktad och noggrann person som trivs med varierande arbetsuppgifter? Då kan du vara den vi söker! Som administratör hos oss kommer du att arbeta med både barnomsorgsfakturor, administration kring schemaändringar inom förskola och vara chefsstöd. Ditt uppdrag innebär att arbeta brett med olika typer av arbetsuppgifter för att stödja medborgare och personal. I rollen kommer du att hantera och registrera beställningar från både kunder och leverantörer, vilket kräver noggrannhet och effektivitet. Du kommer att ansvara för inköp av varor och tjänster i enlighet med kommunens riktlinjer, vilket innebär att du behöver ha god kännedom om dessa riktlinjer och kunna tillämpa dem i ditt arbete. Därtill ingår administrativa uppgifter kopplade till inköp och beställningar, vilket kräver en god organisatorisk förmåga. Det är av stor vikt att du bidrar till att upprätthålla en god arbetsmiljö och serviceanda, så att både kollegor och besökare känner sig välkomna och uppskattade. En viktig del av tjänsten är att sköta receptionen, där du kommer att bemöta besökare och hantera telefonsamtal på ett professionellt och vänligt sätt. Du kommer också att samordna leveranser och följa upp beställningar för att säkerställa att allt flyter på som det ska. Arbetsuppgifter kommer från olika håll vilket gör att arbetsdagen inte alltid kommer bli som du planerat. Även om tjänsten innebär mycket självständigt arbete är det självklart att du och dina kollegor hjälps åt att stötta och avlasta varandra. Du har ett nära samarbete med handläggare när det gäller att bemanna receptionen och andra närliggande arbetsuppgifter. Att arbeta effektivt och samtidigt leverera god kvalitet är viktigt för oss. Därför arbetar vi alltid med att utveckla befintliga rutiner och arbetssätt och du kommer självklart vara en aktiv del av detta viktiga arbete tillsammans med dina kollegor. En del av förbättringsarbetet är att hitta sätt att digitalisera och förenkla våra processer. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har relevant gymnasieutbildning inom administration eller liknande område. Alternativt annan utbildning eller erfarenhet som vi som arbetsgivare bedömer som likvärdigt. Meriterande för rollen är erfarenhet av administrativt arbete samt erfarenhet från arbete inom offentlig sektor, gärna inom skola eller förskola. Det är också en fördel om du har tidigare erfarenhet från serviceyrken och kunskap inom personaladministration. Goda kunskaper i Office-paketet är önskvärt, liksom gärna erfarenhet av verksamhetssystemet Edlevo. För rollen krävs även en god förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och kommunicera effektivt. Vi söker dig som får energi av och trivs i servicesammanhang där du får stötta medborgare och personal. Arbetet innebär daglig kontakt med olika personligheter med skiftande förmågor och det ställs därmed kommunikativ förmåga, lyhördhet, och noggrannhet. Som administratör arbetar du såväl självständigt och med andra kollegor, vilket kräver ansvarstagande och samarbetsförmåga. I perioder ökar arbetsbelastningen och du behöver ha kapacitet att växla upp till ett högre tempo och göra nödvändiga prioriteringar. Detta med en fortsatt hög servicenivå mot besökare och personal och bibehållen kvalitet i ditt arbete. För att lyckas i rollen ser vi att du är organiserad, ansvarstagande, metodisk och noggrann i ditt sätt att tänka och arbeta. Du har lätt för att planera och trivs med att god ordning på dina uppgifter. Som person hittar du snabbt lösningar på uppkomna problem. Du ser möjligheter och har en uthållighet som är tydlig och igenkänd. Du trivs med att skapa nya relationer och förstår värdet av att bibehålla kontakterna. Du är serviceinriktad och lösningsorienterad. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. ÖVRIGT Rollen kommer att påverkas utifrån framtida behov i och med etableringen av ett nytt, gemensamt kontaktcenter i det nya kommunhuset som planeras till år 2026. Har du skyddade personuppgifter ska du INTE söka via systemet utan kontakta ansvarig rekryterande chef för hantering av din ansökan. För att underlätta rekryteringsarbetet ber vi dig att bifoga relevanta intyg och betyg för tjänsten du söker samt vid eventuell intervju ha möjlighet att uppvisa ID-handling. Vi har endast möjlighet att ta emot ansökningar via Visma Recruit.