Arbetsbeskrivning

Nu har du som administrativ assistent chansen att utvecklas i din yrkesroll! Om du trivs med att arbeta med bemanning och schemaläggning, och tycker om att skapa ordning och struktur i en omväxlande och dynamisk arbetsmiljö, kan detta vara tjänsten för dig. Vi söker en administrativ assistent till en helt ny roll i vårt team, där du får möjlighet att vara med och forma tjänsten. Vår värdegrund, "Alltid bästa möjliga möte", genomsyrar allt vi gör, och vi söker dig som vill bidra till detta genom att stödja både den dagliga verksamheten och dess utveckling. Som assistent hos oss får du varierande arbetsdagar på en arbetsplats med många skratt. Sjuksköterskegruppen består idag av drygt 40 sjuksköterskor, en enhetschef och en avdelningschef. Ditt kontor kommer att vara på Ängsgärdsgatan 4, där du arbetar nära cheferna, medan enhetens sjuksköterskor har sin basplacering på något av våra boenden, där de utför det mesta av sitt arbete. ARBETSUPPGIFTER Som administrativ assistent kommer du att ha en central roll i en verksamhet där det händer mycket. Du arbetar nära både avdelnings- och enhetschef med ett gemensamt fokus på att stödja enhetens dagliga drift och bemanning. Arbetsdagen börjar klockan 07:00, då du ansvarar för att hantera sjukskrivningar och planera den dagliga bemanningen. I det arbetet ingår även att leda och fördela personalens arbete, alltid med stöd från avdelnings- och enhetschefen, som har det övergripande ansvaret. En del av ditt uppdrag är att aktivt delta i planeringen och utvärderingen av bemanningsprocessen, där du förväntas komma med förslag på förbättringar och utveckling. Du ansvarar även för schemaläggning, både på kort och lång sikt, och säkerställer att den fungerar optimalt. Vidare ansvarar du för att göra beställningar och bokningar, granska fakturor samt stödja enheten med andra administrativa uppgifter. Du kommer att få sätta dig in i våra olika system, och vår förhoppning är att du framöver även kan stötta och utbilda andra. Utöver detta kommer du att ansvara för enhetens bil, vilket innebär att boka service och reparationer, hantera bilvård och se till att bilen är i gott skick. Du ingår i ett nätverk av andra assistenter inom staden, vilket ger möjlighet till utbyte av kunskap och erfarenheter. KVALIFIKATIONER Du blir en viktig del av vårt team, där din förmåga att arbeta självständigt och hantera flera uppgifter samtidigt är avgörande. Det är stundvis hög arbetsbelastning, och då är det viktigt att kunna behålla lugnet samt vara bra på att prioritera och strukturera. Du har lätt för att samarbeta och kommunicerar på ett tydligt och anpassat sätt för att nå fram till olika mottagare. Med ett lösningsorienterat förhållningssätt ser du möjligheter i förändringar och bidrar till att hitta lösningar framåt. Givetvis vill du fortsätta bidra till en arbetsplats där vi alltid jobbar för bästa möjliga möte! Du har erfarenhet från administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter, som exempelvis schemaläggning och bemanning. Du har en godkänd gymnasial utbildning, och vi ser det som positivt om du även har någon form av eftergymnasial utbildning inom relevant område, exempelvis administration. Det är viktigt att du har goda digitala kunskaper och lätt för att sätta dig in i olika system. Tidigare erfarenhet av arbete inom vård och omsorg är inte ett krav, men är en fördel. Du behöver däremot ha baskunskaper i vårdtermer. B-körkort är också ett krav. Innan du kan anställas behöver du visa upp ett godkänt utdrag från polisens belastningsregister. Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Välkommen till Västerås stad - Västmanlands största arbetsgivare. Vi är 11 000 kollegor som tillsammans får en hel stad att fungera. Vi vet att det är i våra möten vi kan göra skillnad, oavsett om det är i våra verksamheter eller digitalt. Därför är vår värdegrund Alltid bästa möjliga möte en viktig del i vårt uppdrag. För att få en stolt och välfungerande stad och nå vår vision om staden utan gränser vill vi också att våra medarbetare ska spegla mångfalden i samhället. Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här: https://www.vasteras.se/jobbochkarriär I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.