Arbetsbeskrivning

Förvaltningen Fastighet stöd och service inom Västra Götalandsregionen ansvarar för fastighetsförvaltning, projektledning, underhåll och drift av lokaler samt flera administrativa stöd- och servicetjänster för regionens alla verksamheter. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen. Område Löneservice ansvarar för att betala ut lön till hela Västra Götalandsregionens alla anställda. Vi är drygt 110 medarbetare inom fem enheter som arbetar med allt inom lönehanteringsprocessen, pensionsadministration och Systemförvaltning av HR-applikationer. Vi finns på tre orter inom VGR, Vänersborg, Mölndal och Skövde. Nu söker vi en Administrativ assistent till vår konsultverksamhet Heromaservice med placeringsort i antingen Mölndal eller Vänersborg. Arbetsuppgifter Heromaservice är en enhet som säljer administrativ avlastning i personalsystemet Heroma för chefer och medarbetare till våra kunder, tillika verksamheter, inom Västra Götalandsregionen och är en intern konsultverksamhet. Som administrativ assistent (Heromarapportör) är du del av ett team om 7 personer vars uppdrag är att stötta chefer och medarbetare i lönesystemet Heroma. Vanligt förekommande arbetsuppgifter som administrativ assistent är: Daglig support både i telefon samt e-post Administrativa arbetsuppgifter så som hantering av avvikelser, frånvaroregistrering, lägga upp scheman, bemanning, jourer och beredskap utifrån underlag från kunden. Du sänder ut påminnelser och tar vid behov fram rapporter Delta på kundmöten och även träffa potentiellt nya kunder för att berätta om vår tjänst Ha kontakt med övriga stödfunktioner och fungerar som en länk mellan medarbetare, chef, Löneservice och HR. Kvalifikationer Vi söker dig som har godkänd gymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller motsvarande. Du har tidigare erfarenhet av att arbeta i lönesystemet Heroma, AB-kunskap och god kännedom om lagar och avtal som styr löneutbetalning. Du kommunicerar väl på svenska i både tal och skrift. I och med att du har många kontaktytor och arbetet ställer krav på självständighet ser vi att du har god samarbetsförmåga, initiativkraft och förmåga att organisera ditt arbete.  För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har mod och motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt. För att trivas i rollen som administrativ assistent behöver du ha god servicekänsla och gott bemötande till våra kunder och kollegor. Du ska tycka om att klura och lösa problem som uppstår och ha en drivkraft och lösningsfokuserat arbetssätt. Förstå helheten och kunna se detaljer då vi arbetar med mycket siffor och datahantering varje dag. Förmågan att jobba i ett team är viktigt, du är en del av en helhet där öppenhet och transparens i ditt arbete är viktigt för att teamet ska fungera. Rekryteringsprocessen Då placering för tjänsten är möjlig på flera orter, Mölndal eller Vänersborg, är annonsen publicerad flera gånger. Du väljer vilken ort som är aktuell för dig i samband med att du registrerar din ansökan. Annonserna leder till samma ansökningsformulär. Vi ser fram emot din ansökan! Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen. Om Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland. Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt. Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare. Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate. Ansökan Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons. Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.