Arbetsbeskrivning

Gör skillnad. Varje dag. Är du nytänkande och ansvarsfull? Trivs du dessutom bra i en självständig men stödjande roll? Då kan det här vara rätt tjänst för dig! Vi ser nu fram emot att välkomna en ny chefssekreterare till Region Skånes Hälso- och sjukvårdsdirektör! Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt som grund för allt vi gör. Koncernkontorets uppdrag är att stödja regionstyrelsen, som har ansvaret för den samlade förvaltningsorganisationen i Region Skåne. Koncernkontoret arbetar bland annat med frågor som rör hälso- och sjukvårdsstyrning, regional utveckling, miljöfrågor, kommunikation, ekonomi och HR. Vi är drygt 800 medarbetare och våra arbetsplatser finns främst i Kristianstad och i Västra Hamnen i Malmö. Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning (HSS) är en del av det regionala koncernkontoret och arbetar som stöd till Region Skånes politiska organisation och koncernledning med uppdragsarbete samt uppföljning av den samlade hälso- och sjukvården. Vårt uppdrag är att bidra till att skapa ett sammanhängande och väl fungerande hälso- och sjukvårdssystem, utifrån invånarnas behov och utifrån en effektiv användning av resurserna. Vi tar ut färdriktningen för den skånska hälso- och sjukvården och vi driver utvecklingen framåt. Tillsammans med våra vårdaktörer ska vi skapa en jämlik vård med hög tillgänglighet och hög kvalitet för Skånes invånare. HSS består av enheter som ansvarar för strategiska områden inom läkemedelsområdet, kunskapsstyrning, uppdragsstyrning, regionalt cancercentrum, patientsäkerhet, tillgänglighet, digitalisering, övergripande processer, kvalitetsutveckling samt dataanalys och registercentrum. Avdelningen ska vara en aktiv part i det nationella arbetet som utvecklar hälso-och sjukvårdssystemets nätverk, arbetsgrupper, samverkansinitiativ, utvärderingar, hälsodata, innovation och samverkan med Life Science. ARBETSUPPGIFTER Som chefssekreterare till Hälso- och sjukvårdsdirektören har du en nyckelroll i att stödja och underlätta i det dagliga arbetet för hen. Rollen innebär att hantera olika administrativa uppgifter som bland annat inkluderar hantering av diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar, hantering av myndighetspost och att ta fram beslutsunderlag. Du behöver också kunna säkerställa en smidig kommunikation med interna och externa intressenter samt bidra i utvecklingen av arbetet inom avdelningen för hälso-och sjukvårdsstyrning. Du arbetar aktivt med att skapa och förbättra rutiner för ditt och verksamhetens arbete, vilket innebär att du kontinuerligt utvecklar och justerar sättet du arbetar på. I din roll kan det även ingå att delta i möten eller andra grupper där du ansvarar för att skriva anteckningar, planera agendor och skapa struktur inför och under mötet. Arbetsuppgifter som ingår är bland annat: • Hantera kalender och schemaläggning för Hälso- och sjukvårdsdirektören. • Organisera och förbereda möten, inklusive bokning av lokaler, förberedelse av agendor och distribution av mötesmaterial. • Planera och boka resor. • Fakturadministration. • Hantera funktionsbrevlådor. • Koordinera ledningsgruppens möten, inklusive förberedelse av agendor, protokollföring och uppföljning av åtgärdspunkter. • Hantera korrespondens och kommunikation på uppdrag av Hälso- och sjukvårdsdirektören, samt fungera som länk mellan hen och interna/externa intressenter. • Delta i planering och utförande av interna och externa möten och event. • Sammanställa och distribuera interna rapporter och meddelanden. • Förbereda presentationer, rapporter och andra dokument enligt behov. • Bidra aktivt i förbättringsarbete och strategiskt utvecklingsarbete vid avdelningen. Tillsammans med andra chefssekreterare vid Region Skånes koncernkontor ingår du i ett gemensamt nätverk som stödjer varandra i vardagen. Nätverket arbetar också för att effektivisera och utveckla administrativa processer och rutiner på förvaltningsledningsnivå. Tjänstens placeringsort är Malmö men resor inom Skåne ingår, bland annat till kontoret i Kristianstad. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en relevant eftergymnasial utbildning inom administration, företagsekonomi eller liknande, alternativt en annan utbildning och/eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms likvärdig. Utöver din utbildning har du en gedigen och flerårig erfarenhet av en liknande roll där du arbetat med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter. Erfarenhet av projektledning är meriterande. Vidare behärskar du både svenska och engelska mycket bra, i såväl tal som skrift samt har god systemvana och erfarenhet av affärssystem. Det är önskvärt att du har erfarenhet både från offentlig organisation och från näringslivet. För att lyckas och trivas i rollen är du pålitlig, ansvarstagande och drivs av utveckling samt lärande. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. Då du har många kontakter både internt och externt är det självklart att du har en hög känsla för service och för att skapa goda samarbeten. Vidare är du en person som är prestigelös och har framåtanda, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet i den här rekryteringen. Varmt välkommen med din ansökan, vi ser framemot att lära känna dig! ÖVRIGT Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt. Koncernkontorets uppdrag är att stödja regionstyrelsen, som har ansvaret för den samlade förvaltningsorganisationen i Region Skåne. Koncernkontorets drygt 750 medarbetare arbetar bland annat med frågor som rör regional utveckling, folkhälsa och miljö, hälso- och sjukvårdsplanering, kommunikation, ekonomi och HR. Koncernkontorets arbetsplatser finns främst i Rådhuset i Kristianstad och på Dockplatsen i Västra Hamnen i Malmö.