Arbetsbeskrivning

ARBETSUPPGIFTER Tycker du att inköp och upphandling är intressant och roligt och vill vara en nyckelperson i vår inköpsorganisation och bidra till mer effektiva och hållbara inköp? Vi söker en noggrann och lösningsorienterad inköpsadministratör som vill vara med och göra skillnad. Du kommer att spela en viktig roll i att skapa förutsättningar för god ekonomisk hushållning, hållbarhet och säkerställa ett effektivt och likvärdigt stöd till förvaltningens chefer och verksamheter. Ekonomiavdelningen består av sex enheter: inköp och upphandling, ekonomi, samt fyra administrativa enheter. Vi har ett nära och välfungerande samarbete mellan enheterna och strävar efter att ge ett professionellt och enhetligt stöd inom hela förvaltningen. Förvaltningen för funktionsstöd har centraliserat sin inköpsorganisation, vilket ger oss en stark grund för att genomföra kostnadseffektiva och miljömedvetna inköp som stödjer både stadens och förvaltningens mål. Framtida utveckling av inköpsfunktionen: Förvaltningen planerar att vidareutveckla och centralisera inköp och upphandling för att skapa en mer effektiv och samordnad process. Arbetsgivarens ambition är att bygga en mer integrerad inköps- och upphandlingsenhet där alla funktioner samlas. Denna förändring planeras att genomföras under 2025, med start den 1 februari. Då kommer enheten för inköp och upphandling att bestå av upphandlare, inköpsadministratörer, administratörer för leverantörsreskontra och avtalscontroller. Vad kommer du att göra: Som inköpsadministratör på enheten för inköp och upphandling kommer du att vara en nyckelperson i den dagliga hanteringen av inköp samt tillhörande administrativa uppgifter. Arbetet innebär också ett nära samarbete med förvaltningens upphandlare. • Arbeta i inköp och upphandlingssystemet Proceedo och säkerställa att inköp och beställningar följer våra interna riktlinjer samt har följsamhet mot lagen om offentlig upphandling. • Göra olika typer av beställningar i Proceedo och direktupphandlingar. • Säkerställa att inköp är effektiva och transparenta. • Ansvara för en snabb och korrekt fakturahantering. • Ge stöd och rådgivning i inköpsfrågor och skapa smidiga flöden för inköpsorganisationen. • Aktiv roll i att följa upp och säkerställa att leverantörer lever upp till ställda villkor. • Medverka i utvecklingsarbetet gällande arbetsprocesser för inköp och upphandling i förvaltningen. • Aktivt arbeta med miljö och hållbarhetsfrågor mot Göteborgs stads uppsatta politiska mål. KVALIFIKATIONER Vi söker dig med avslutad gymnasieutbildning inom administration eller ekonomi och erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning. Det är meriterande om du arbetat med inköp inom offentlig förvaltning. Du ska ha god datorvana och vara en van användare av Office365 samt andra digitala system, såsom Proceedo eller liknande inköpssystem. Det är viktigt att du har en god förmåga att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift. Meriterande är om du har eftergymnasial utbildning inom offentlig förvaltning och erfarenhet av inköp i offentlig sektor. Du är noggrann, arbetar fokuserat och bryr dig om detaljer. Du ser till att arbetet blir rätt gjort. Du kontrollerar och följer upp ditt arbete för att säkerställa att det håller en hög kvalitet. Du är uppmärksam i ditt bemötande. Du är positiv, hittar lösningar och vill hjälpa till. Du förstår vad de vi är till för behöver och ser till att de blir nöjda. Du arbetar bra med andra genom att du lyssnar, visar intresse och respekt. Du förstår det gemensamma uppdraget och arbetar för att det ska bli så bra som möjligt. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du ser till att arbetet slutförs i tid och följer upp resultatet. ÖVRIGT Då vi har ett gemensamt ansvar för arbetsuppgifterna på enheten så kan arbetsuppgifterna förändras över tid samt att det kan komma utökade och icke ordinarie arbetsuppgifter under vissa perioder, så det krävs att du är flexibel, har motivationen att lära nytt och är samarbetsvillig. Vad vi erbjuder: En meningsfull roll där du bidrar till att effektivisera offentliga inköp och stöder en hållbar förvaltning. En stimulerande arbetsmiljö med ett engagerat team och en god arbetskultur Kollegialt stöd och möjlighet att växa i rollen. Tydliga processer och riktlinjer som gör ditt arbete effektivt och meningsfullt samt möjlighet att påverka och utveckla nya processer. Flextid och möjlighet att förlägga viss tid av arbetet hemifrån. Om det låter som en roll för dig så är du varmt välkommen med din ansökan! Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Vi värnar om våra medarbetares hälsa och erbjuder bl.a. friskvårdsbidrag, rabatterade träningskort och cykelförmån. Vi har rökfri arbetstid. När du söker jobb hos oss tar vi endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem, i enlighet med GDPR. Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.