Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en internationell miljö? Vill du ha en nyckelroll där du får vara navet på kontoret och bidra till en trivsam arbetsplats? Just nu söker vi en engagerad receptionist för ett dynamiskt bolag med centralt läge i Stockholm. Låter det som din nästa utmaning? Läs vidare! OM TJÄNSTEN I rollen kommer du att ansvara för den dagliga driften och administrationen på kontoret samt samarbeta med administrationsteam på flera orter. Du rapporterar till Head of Administration och kommer att ha en bred roll med varierande arbetsuppgifter. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter * Ansvar för event, inköp och budget för arrangemang och möten * Kontinuerlig kontakt med hyresvärd och IT-support för smidigt kontorsunderhåll * Förberedelse av mötesrum för interna och externa möten * Koordinering och planering av sociala aktiviteter på kontoret * Uppdatering av hälso- och säkerhetsrutiner samt onboarding av nya medarbetare * Mottagning av besökare, hantering av inkommande samtal och e-post * Schemaläggning och kalenderhantering för interna och externa kontakter * Administration och samarbete med globala administrationsteam VI SÖKER DIG SOM Har erfarenhet av en liknande roll som Office Manager, Executive Assistant eller kontorsassistent. Du är en van användare av MS Office-paketet och har lätt att lära dig nya IT-lösningar. Som person ser vi att du har en positiv attityd och sprider energi på kontoret. Du är organiserad, gillar att hålla ordning och har god förmåga att prioritera och planera. Vi tror att du trivs i en dynamisk och internationell miljö där tempot är högt och arbetsuppgifterna varierande. Ett öga för detaljer och en känsla för en inbjudande kontorsmiljö är viktigt. Du är en proaktiv person med starkt självledarskap och god kommunikationsförmåga, vilket gör att du samarbetar väl med kollegor och externa kontakter. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.