Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Arbetsplatsbeskrivning Anna Whitlocks gymnasium startade i augusti 2018 och är nu stadens största gymnasieskola med ca 2200 elever och ca 170 personal. Vi erbjuder högskoleförberedande program med olika inriktningar och ett introduktionsprogram. Våra lokaler ligger mycket centralt, nära Stadshuset, på Kungsholmen. Skolans ledord är ”bildning och innovation för en hållbar framtid”. Vår tids stora frågor, så som de uttrycks i de globala målen, genomsyrar verksamheten vid Anna Whitlocks gymnasium. Vi är en skola med fokus på utbildning för hållbar utveckling. Bildning beskriver ett sätt att vara och förhålla sig till omvärlden. Bildning är livslångt och gäller livets alla områden, det förändrar vårt sätt att se på oss själva, varandra och världen. På Anna Whitlocks gymnasium tillägnar sig eleverna en bildningsnivå som leder till självständighet, integritet och tillit till den egna förmågan. Innovation förknippas med mod, kreativitet och att använda kunskaper för att våga och vilja ta initiativ mot något nytt och okänt, att erövra handlingskompetens.  Uppdragsbeskrivning I rollen som skolsekreterare är du skolans ansikte utåt och arbetar med att ge god service, information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande. Du blir en del av skolans administrationsgrupp och rapporterar till din gruppchef. I tjänsten ingår arbetsuppgifter inom elev- och personaladministration såsom in- och utskrivning av elever, CSN-rapportering, betygshantering, anställningsavtal, sjukskrivningar bl.a. Du kommer även att hantera leverantörs- och kundfakturor samt beställningar. Skolsekreteraren har även andra närliggande sysslor, till exempel ge service till elever och personal, ansvar för vikarieanskaffning, posthantering, arkiv, diarieföring, receptionstjänster, ta emot externa och interna besök, ta emot samtal och myndighetskontakter. Du stöttar skolledningen med administrativa rutiner, intern kommunikation till elever och personal och planering och genomförande av trivselskapande aktiviteter. För tjänsten krävs att du har relevant utbildning samt erfarenhet från gymnasieskoleverksamhet och administration. Gymnasieutbildning Förtrogenhet med Barn - och elevregistret eller liknande Goda Microsoft Office kunskaper Kunskap om gymnasieskolans organisation och verksamhet Agresso, Beslutsstöd, LISA, eDok ses som en merit. Kvalifikationer Som person är du noggrann, social och har lätt för att samarbeta med andra. Du har god kommunikationsförmåga, håller hög servicegrad och är intresserad av att lära dig nya saker. Du planerar och prioriterar dina uppgifter på ett självständigt sätt, hanterar varierande arbetsuppgifter med periodvis högt arbetstempo. Du trivs med ett arbete som kräver flexibilitet, tålamod och ett stort mått av problemlösning. Du ska ha en god digital kompetens och förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program. Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer. Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan. Arbetstempot är bitvis högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt.  Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Övrigt Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.